При больших поставках продуктов или сырья бывают ошибки в документации, случаются они в основном от большого количества единиц. Подобные ошибки приводят к различиям в бумагах и наличию на складе. Для устранения этой разницы и недочетов проводится инвентаризация. Под этим термином подразумевается процесс самостоятельного подсчета каждой единицы товара, благодаря чему получается наиболее точный результат. На масштабных предприятиях подобного рода процедура служит проверкой руководства, в связи с чем проводится регулярно.
Когда инвентаризация необходима “ по закону”
Это необходимо:
- При работе над годовым отчетом;
- Во время смены руководства;
- Если обнаружена пропажа, порча имущества;
- При чрезвычайных ситуациях;
- При закрытии компании.
Как проводить инвентаризацию на складе?
Важно отметить, что цена инвентаризации в выходное и рабочее время будет отличаться. Стоит учесть, что при проведении процедуры в нерабочие дни, сотрудникам выплачивается удвоенная ставка. Если же проводить инвентаризацию в рабочее время, то работников следует освободить от выполнения своих непосредственных обязанностей. Для того чтобы внеплановые инвентаризации не стали постоянными, следует автоматизировать учет. Это поможет избежать целого ряда проблем.
Порядок проведения инвентаризации
Обязательные условия инвентаризации:
- Сбор инвентаризационной комиссии в полном составе;
- Подсчет единиц, находящихся на складе;
- Демонстрация отчетов и всей документации по ТМЦ и расписки всех ответственных лиц;
- Обязательная фиксация акта проведения инвентаризация в описи.
Первым этапом проведения инвентаризации является создание приказа о сборе специальной комиссии. Издается он руководителем предприятия в вольной форме в соответствии с бланком формы ИНВ-22. В его содержании должны быть все данные о предприятии и товаре. Затем комиссия составляет план проведения инвентаризации, который руководство должно подтвердить.
После выполнения первого этапа комиссия проводит пересчет материально ценных вещей на складе, в ходе которого делается опись по форме ИНВ-3. Важно помнить, что при совершении ошибки в описи, не следует переписывать все заново, пользоваться корректором и т.д., нужно просто зачеркнуть неверные данные одной аккуратной чертой, после чего сверху пишется исправление. Дефективный товар также вносится в учет, в соответствии с формой ТОРГ-16. Желательно, чтобы весь товар был проверен по сопроводительным документам для выявления отличий. Все товары, имеющие собственную упаковку, засчитываются согласно маркировке.
Итоговая проверка
Далее, основываясь на результатах проверки, ответственные лица подтверждают свое согласие с итогами. Затем оформляется акт о проведении инвентаризации, в ходе которого выявляются остатки ценностей на складе. Стоит отметить, что этот документ считается одним из самых значимых. В своем содержании акты инвентаризации могут отличаться. Для проявления существующих сведений бухгалтер заполняет ведомость, в которой прописываются все данные об излишках товара или недостачах. Важно чтобы ведомость была подписана каждым участником комиссии, так как на ее основаниях с материально-ответственных лиц происходит взыскание. Все итоги проведенной инвентаризации фиксируются в отчетности месяца. В годовой отчет, входят результаты отчетности.
Внимание
Сотрудники, которые занимаются подсчетом товара, должны детально разобрать весь товар, посерийно пересчитать его, после чего внести данные в ведомость.
Товар раскладывается в порядке серийного возрастания.Если хранение товара осуществляется на дополнительных местах, то работник должен занести точную информацию о фактическом местоположении товара.
По завершении подсчета, весь состав работающих лиц расписывается в инвентаризационно листе, который впоследствии копируется и отдается оператору для внесения данных в систему. Затем проводится перепроверка подсчетов. При выявлении расхождений старший оператор забирает документы для их исправления.
Совет
Случаются нераскрытые факты хищения собственности. Кроме всего остального персонал, который работает на складе, ошибается во время принятия и расфасовки товара. Человеческий фактор, вследствие которого образуются недостачи, переизбытки и прочее. При индивидуальном хранении товара подобных недочетов можно избежать. Кроме того, не стоит забывать об ошибках в оформлении документов и арифметических неточностях в подсчетах.
Для устранения ошибок в учетах используется опись имущества. Общее количество проведенных инвентаризаций регулируется приказом об учетной политике предприятия, но оно должно соответствовать статье 12 Закона «О бухгалтерском учете»,согласно которому, инвентаризация должна проводиться как минимум один раз в год перед оформлением ежегодного отчета. Но на практике, основная часть складов, использует чуть ли не ежедневную инвентаризацию товара. Делается это с целью снятия материальной ответственности. Поэтому во время каждой смены кладовщиков производится опись поврежденных или испорченных материально ценных грузов.
Таким образом, становится сразу ясно, кто виноват в повреждении того или иного товара, и кто будет нести материальную ответственность.
Состав комиссии по инвентаризации
В состав инвентаризационной комиссии входят:
- Председатель;
- руководитель склада;
- генеральный бухгалтер;
- представители от работников;
- дежурные по складу;
- представитель охраны.
Время от времени к проведению инвентаризации привлекаются агенты аудиторских служб. В случае если хотя бы один из членов ратифицированной комиссии в день проведения инвентаризации даже и не слышал о ней, то инвентаризация считается недействительной. В процессе проведения данной процедуры все отчеты должны быть внесены в системы учетной программы. Все избытки и остатки подсчитаны, а расхождения в цифрах документально объяснены.
Важная информация
О фактах различия материально-ответственные лица обязаны поставить в известность и предоставить председателю описной комиссии расписку. Бухгалтерия должна предоставить ведомость о результатах проведенной инвентаризации. Отдельные ведомости для вещей на ответственном хранении.
Внимание
При поступлении товара на него создается отдельная опись “Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации”, форма ИНВ-3. При подведении итогов инвентаризации эти данные будут приложены к отчету склада.
Во время инвентаризации, товар может быть пересчитан вручную или при помощи терминалов, которые работаю по принципу сканирования штрихкодов.
Стоит отметить, что не всегда штрихкоды на товарах правильные. Поэтому следует проверять этикетку товара и соответствие кода во время сканирования.
Конечный этап
При обнаружении различий между фактическим и учетным количеством товара, выводится итог инвентаризации, в материальном виде.
Это либо экономия, что бывает крайне редко, либо недостача. И в первом, и во втором варианте дальнейшие операции проводят службы безопасности.
Совет
Благодаря инвентаризации выявляются виновные, к которым применяются особые взыскательные меры, в том числе и административная, а порой и уголовная ответственность. Суммы недостачи компенсируются из заработных плат материально ответственных лиц. В особых случаях по итогам инвентаризации должностные лица теряют свои должности.
Идеальная инвентаризация
Что под собой предполагает идеальная инвентаризация? Какие преимущества и качества она имеет?
Идеальная инвентаризация должна быть:
- Краткосрочной — инвентаризация процесс небыстрый, но должна занимать не более 2 недель, в зависимости от размера склада.
- Экономически выгодной — без недостатка товара и лишних вложений.
- Оригинальной, с подтверждением качества — после проведения инвентаризации руководитель должен быть уверен в достоверности данных.
Можно с уверенностью заявить, что именно по этим параметрам инвентаризация будет называться идеальной, той, которую хочет получить каждая компания.
Инвентаризация «по старинке» на небольших складах
Данный метод наиболее популярен среди небольших компаний. Технология этого способа инвентаризации проста и всем знакома. Осуществляется она при помощи ручки/карандаша, бумаги и достаточно большого количества времени. Основная мысль такого способа — ручной подсчет всех единиц товара. У такого метода инвентаризации много минусов, о которых догадаться не сложно:
- Процедура занимает много времени, в лучшем случае неделю, в худшем — месяц и больше;
- Для проведения такого вида инвентаризации требуется закрытие склада, а значит это влечет за собой потери потенциальных клиентов и прибыли.
- Требует определенных вложений, в том числе оплату в двойном размере сотрудникам, а иногда и наем персонала.
- В большинстве случаев результаты инвентаризации не идеальны. Выявляются недочеты, излишки, недостачи и т.д. А самой главной проблемой является то, что руководитель не может быть уверен в точности данных, вследствие чего возникает целый ряд других проблем.
Преимущество такого метода заключается в экономии денежных средств, но оно весьма сомнительно. Для небольших складов данный способ инвентаризации действительно поможет сэкономить средства, но для больших- это крайне затратно. Если брать в расчет количество возможных ошибок, а их будет много, можно с уверенностью сказать, что расходы на инвентаризацию будут в разы меньше, чем убытки от такой “экономии”.
Заказать инвентаризацию у профессионалов гораздо выгоднее, чем допускать ошибки, каждая из которых, обойдется потом в копеечку.
Но, перед тем как доверить сохранение своих средств и нервов специалистам, следует убедиться, что данная услуга подходит именно вам:
- Актуально для больших складов и предприятий. Стоимость одной инвентаризации будет варьироваться от 30000р до 50000р
- Вам придется полностью довериться профессионализму сторонних специалистов и в дальнейшем всегда использовать их услуги.
- Ваши сотрудники не будут получать новых знаний., а их компетенция не будет расти. Более того, ваши работники перестанут полностью контролировать склад.
Безусловно, даже такой способ инвентаризации может нести за собой риски и издержки, хотя, на первый взгляд, кажется наиболее удобным и выгодным.
Инвентаризация на средних и больших складах
Вторым способом инвентаризации складов является подсчет товара при помощи специальных терминалов. Эти устройства представляют собой систему сбора данных, которое работает на платформе Goods. Этот метод позволит избежать большого количества недочетов и ошибок благодаря автоматизированию процесса фиксирования данных. Как это происходит? Сотрудники получают специальные терминалы и сканируют штрих коды товаров. Это помогает значительно сэкономить время работников.
Не удивительно, что далеко не каждая компания готова к таким изменениям. Чаще всего, на подобное идут зрелые и “ уверенно стоящие на ногах” бизнесы.
Используя такой вид инвентаризации склада вы:
Экономите свои деньги
- Вам не придется переплачивать вашим сотрудникам или же расширять штат;
- Вы не будете нуждаться в сторонних специалистах, сэкономив на этом немалые деньги;
- Вы перестанете терять деньги на ошибках ваших сотрудников, прибыль от закрытия склада под инвентаризацию и прочее.
Экономите свое время и силы
- Благодаря этому методу, инвентаризация склада будет занимать в разы меньше времени и сил;
- Ошибки, вызванные человеческим фактором, сводятся к нулю;
- Полученное свободное время для сотрудников, может быть использовано ими более рационально.
Получите уверенность в данных
- В ходе сбора данных таким методом инвентаризации можно быть уверенным в их достоверности.
- Вы получаете уверенность в своих сотрудниках, вы будете видеть, как растет их опыт;
- Вам больше не придется переживать за инвентаризацию склада, ведь с таким методом проведения, она станет легкой.
Выводы
В данной статье мы рассмотрели несколько вариантов проведения инвентаризации и разобрались с необходимостью ее проведения. Выяснили, что виды инвентаризации зависят строго от ваших требований, размера склада и конечных целей.
Наша компания предлагает в аренду склады разных размеров для ваших предприятий. Мы стараемся обеспечить наших клиентов максимальным комфортом и качеством своих услуг.