Что такое аудит склада и как его провести?

Аудит склада — это анализ эффективности склада и ресурсов для ее повышения. 

Чтобы сделать эту процедуру объективной и получить истинные факты о текущем положении дел, анализом должен заниматься непредвзятый эксперт. Иначе вы рискуете столкнуться с неточной и непроверенной информацией, на которую будет влиять человеческий фактор: преувеличение достижений своего отдела, недооценивание успехов конкурентов или людей, с которыми не сложились отношения. 

Для чего проводится аудит склада 

Назначение аудита:

  • Выявление недочетов в работе;
  • Анализ ресурсов, которые будут использоваться в решении проблемы организации процесса;
  • Выдвижение предложений по улучшению производительности и минимизации затрат. 

Распространенные проблемы на складе:

  • Внешняя перегруженность склада из-за нерационального распределения товара;
  • Расходы превышают доходы; 
  • Длинные очереди при загрузке и разгрузке товара;
  • Много ручной работы, требующей физическую силу, из-за которой сотрудники не успевают маркировать товары;
  • Неравномерное распределение труда сотрудников по времени — работают от инвентаризации до инвентаризации.

Также логистический аудит проводится перед внедрением в работу склада автоматической программы WMS, чтобы глубже проанализировать особенности склада и внедрить подходящую систему управления, хранения и грузообработки.

Что включает в себя логистический аудит 

Аудит складского помещения проходит не за один день, а состоит из последовательности этапов. 

  • Знакомство с процессами на складе

На первом этапе аудитор изучает организационные процессы, инфраструктуру, технический процесс, состояние информационных систем, находясь на складе. В это же время интервьюирует управляющих, предлагает заполнить вопросники, чтобы выявить стратегическое направление компании. 

  • Анализ документации

Подробно изучается документооборот, договоры, заключенные с поставщиками и сотрудниками, инструкции и установленные рабочие нормы. 

  • Описание бизнес-процессов

На основании заполненных вопросников, проведенных интервью, а также проанализированных документов составляется описание логистических процессов в графическом виде.

  • Оценка успешности 

Сравнение полученных показателей KPI с эталонными, а также с показателями конкурентов.

  • Подготовка предложений по оптимизации работы склада

С учетом проанализированной документации и оценки текущего состояния организационных процессов руководителям презентуют способы решения выявленных проблем и рассчитывают их стоимость. Если управляющие будут не согласны с предложением, возможно внесение коррективов.

Инструменты логистического аудита

1. Наблюдение

Первостепенный инструмент аудита, так как прописанные в документации правила могут в действительности не выполняться. Также это способ обнаружить нюансы, на которые остальные работники раньше не обращали внимания. 

2. Интервьюирование

Проведение интервью с руководителями для выявления стратегии развития предприятия и целей, ожидаемых от аудита. Ещё важно узнать мнение опытных сотрудников, которые лучше знают процесс изнутри, преимущества и недостатки концепции на этапе реализации. Мнение поставщиков и партнеров также значимо для построения картины деятельности компании, поэтому аудиторы запрашивают у них обратную связь. 

3. Анализ документации

Изучение документации требует кропотливой работы и специализированных юридических знаний. На этом строится взаимодействие компании с государственными структурами, поэтому важно исключить ошибки и неточности и избежать внешних проблем. Возможно уточнение рабочих инструкций и внесение коррективов в планировки. 

Результаты логистического аудита 

После завершения сбора информации и ее анализа аудитор предоставит вам:

  • Список выявленных проблем, от организации пространства и оборудования до мотивации персонала;
  • Предложения по разрешению проблем, расписанные поэтапно и с расчетом затрат и сэкономленных благодаря этому средств; 
  • Аргументацию предложения в виде статистических данных, экономических подсчетов и технической документации;
  • При необходимости экономическое и техническое обоснование потребности перехода к автоматизации склада и использования подходящей системы управления.

Резюме

Окончательная цель аудита — продуктивность при минимизации затрат. 

Склад — это ядро в атоме под названием “бизнес”, вокруг которого вращаются остальные элементы. Если ваша организация сталкивается с затруднениями в сферах закупки, продажи, сроков доставки, то необходимо срочно начинать анализ складских процессов. Истоки всех проблем могут оказаться именно там, а не в офисе продаж.

Если вы еще раздумываете, стоит ли обращаться за помощью к аудитору, ознакомьтесь с нашими советами по самостоятельным анализу и оптимизации склада: 

ABC-анализ склада

10 действенных советов, которые помогут оптимизировать склад

Заявка на подбор помещения