Аудит склада — это анализ эффективности склада и ресурсов для ее повышения.
Чтобы сделать эту процедуру объективной и получить истинные факты о текущем положении дел, анализом должен заниматься непредвзятый эксперт. Иначе вы рискуете столкнуться с неточной и непроверенной информацией, на которую будет влиять человеческий фактор: преувеличение достижений своего отдела, недооценивание успехов конкурентов или людей, с которыми не сложились отношения.
Для чего проводится аудит склада
Назначение аудита:
- Выявление недочетов в работе;
- Анализ ресурсов, которые будут использоваться в решении проблемы организации процесса;
- Выдвижение предложений по улучшению производительности и минимизации затрат.
Распространенные проблемы на складе:
- Внешняя перегруженность склада из-за нерационального распределения товара;
- Расходы превышают доходы;
- Длинные очереди при загрузке и разгрузке товара;
- Много ручной работы, требующей физическую силу, из-за которой сотрудники не успевают маркировать товары;
- Неравномерное распределение труда сотрудников по времени — работают от инвентаризации до инвентаризации.
Также логистический аудит проводится перед внедрением в работу склада автоматической программы WMS, чтобы глубже проанализировать особенности склада и внедрить подходящую систему управления, хранения и грузообработки.
Что включает в себя логистический аудит
Аудит складского помещения проходит не за один день, а состоит из последовательности этапов.
- Знакомство с процессами на складе
На первом этапе аудитор изучает организационные процессы, инфраструктуру, технический процесс, состояние информационных систем, находясь на складе. В это же время интервьюирует управляющих, предлагает заполнить вопросники, чтобы выявить стратегическое направление компании.
- Анализ документации
Подробно изучается документооборот, договоры, заключенные с поставщиками и сотрудниками, инструкции и установленные рабочие нормы.
- Описание бизнес-процессов
На основании заполненных вопросников, проведенных интервью, а также проанализированных документов составляется описание логистических процессов в графическом виде.
- Оценка успешности
Сравнение полученных показателей KPI с эталонными, а также с показателями конкурентов.
- Подготовка предложений по оптимизации работы склада
С учетом проанализированной документации и оценки текущего состояния организационных процессов руководителям презентуют способы решения выявленных проблем и рассчитывают их стоимость. Если управляющие будут не согласны с предложением, возможно внесение коррективов.
Инструменты логистического аудита
1. Наблюдение
Первостепенный инструмент аудита, так как прописанные в документации правила могут в действительности не выполняться. Также это способ обнаружить нюансы, на которые остальные работники раньше не обращали внимания.
2. Интервьюирование
Проведение интервью с руководителями для выявления стратегии развития предприятия и целей, ожидаемых от аудита. Ещё важно узнать мнение опытных сотрудников, которые лучше знают процесс изнутри, преимущества и недостатки концепции на этапе реализации. Мнение поставщиков и партнеров также значимо для построения картины деятельности компании, поэтому аудиторы запрашивают у них обратную связь.
3. Анализ документации
Изучение документации требует кропотливой работы и специализированных юридических знаний. На этом строится взаимодействие компании с государственными структурами, поэтому важно исключить ошибки и неточности и избежать внешних проблем. Возможно уточнение рабочих инструкций и внесение коррективов в планировки.
Результаты логистического аудита
После завершения сбора информации и ее анализа аудитор предоставит вам:
- Список выявленных проблем, от организации пространства и оборудования до мотивации персонала;
- Предложения по разрешению проблем, расписанные поэтапно и с расчетом затрат и сэкономленных благодаря этому средств;
- Аргументацию предложения в виде статистических данных, экономических подсчетов и технической документации;
- При необходимости экономическое и техническое обоснование потребности перехода к автоматизации склада и использования подходящей системы управления.
Резюме
Окончательная цель аудита — продуктивность при минимизации затрат.
Склад — это ядро в атоме под названием “бизнес”, вокруг которого вращаются остальные элементы. Если ваша организация сталкивается с затруднениями в сферах закупки, продажи, сроков доставки, то необходимо срочно начинать анализ складских процессов. Истоки всех проблем могут оказаться именно там, а не в офисе продаж.
Если вы еще раздумываете, стоит ли обращаться за помощью к аудитору, ознакомьтесь с нашими советами по самостоятельным анализу и оптимизации склада:
10 действенных советов, которые помогут оптимизировать склад