Инвентаризация – опись имущества организации: финансы, производственные запасы, товары, и последующее сравнение данных с бухгалтерским учетом. Все, чем владеет организация – финансы или материальные ценности – считается ее имуществом и подлежит инвентаризации.
Склад попадает под инвентаризационную опись в связи с Положением о бухгалтерском учете. В этой статье мы расскажем об инвентаризации склада и ее преимуществах.
Особенность инвентаризации на складе
Склад – помещение для хранения материальных ценностей. Склад оказывает услуги различным компаниям, арендующим помещение или определенный сектор.
Склад попадает под инвентаризационную опись в связи с Положением о бухгалтерском учете, поскольку:
— он является собственностью юридического лица;
— он является имуществом, которое передается в аренду другим организациям;
— много сотрудников склада имеют дело с хранимыми ценностями, а именно грузчики, кладовщики, бригадиры смены. Из-за доступности к имуществу возможны кражи, а чтобы их отследить, нужно провести опись имущества;
— имеет бухгалтерский учет и ежегодно должен составлять бухгалтерскую отчетность.
Сложности инвентаризации склада связаны с большим количеством имущества, которое не является непосредственной собственностью склада. В этом случае нужны подписи арендаторов.
Кроме этого, работа склада прекращается на время описи имущества. Все рабочие силы бросаются на помощь инвентаризационной комиссии. Также во время инвентаризации нежелательно вести дела, связанные с финансами, иначе можно совершить ошибку в документах.
Склад может проводить инвентаризацию несколько раз в год. Важно проводить ее перед:
- годовой отчетностью;
- если случилась непредвиденная катастрофа, вследствие которой пострадало имущество;
- при массовом увольнении сотрудников (больше 50%);
- при смене руководства.
Порядок действий инвентаризации на складе:
- Формируется комиссия от 6 человек. В нее входят: главный бухгалтер, руководитель организации или его заместитель, начальники отделов, сотрудник отдела безопасности и сотрудники службы логистики. Состав утверждается в приказе по форме ИНВ-22.
- Создается план действий.
- Создается приказ о прекращении работ в организации. При этом возможны принятие и отгрузка товара, о чем будет сказано далее.
- Документы из бухгалтерии изучаются комиссией и подписываются в случае их правильности.
- Опись всего имущества согласно Приказу Минфина России «Об утверждении Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств».
- Заполнение описей проверяется на корректность после подсчета ценностей и проверки имущества.
- Передача отчетов по описям в бухгалтерию.
Виды инвентаризации
Существует 2 общих вида инвентаризации – выборочная и полная. При первой проводится опись определенного имущества, при второй проверяется все имущество на территории организации.
Полная инвентаризация является обязательной. Выше был приведена пошаговая инструкция проведения такого вида описи.
Выборочная инвентаризация не отменяет работы склада. Продолжается принятие товара, осуществляются финансовые манипуляции. Рассматривается определенный сегмент, например, товары одной организации. Выборочную инвентаризацию может потребовать как клиент, чей товар находится на складе, так и руководитель предприятия.
Помимо этого существует несколько вариантов инвентаризации
— Инвентаризация основных средств.
Это опись материального имущества, то есть всех объектов, которые относятся к данной организации, даже если эти объекты находятся в другом месте.
Перед инвентаризацией склада важно проверить документы, связанные с арендой помещения и хранением материальных ценностей. Без них опись невозможна.
Важно учитывать, что комиссия учитывает даже состояние склада и прилежащих к нему зданий. Это при условии, что в учетах нет информации об объектах. Поэтому нежелательно скрывать что-либо – комиссия потратит свое время и денежные средства владельца организации.
— Инвентаризация нематериальных активов.
У организации должны быть в порядке документы о праве его использования, а также проверка объектов нематериальной собственности – патенты, базы данных, товарные знаки и т.д.
— Инвентаризация финансовых вложений.
Сложный вид инвентаризации. У организации должны быть правильно оформлены ценные бумаги, иначе потом уйдет время на переделку, а также учтены все финансовые процессы.
— Инвентаризация материальных ценностей.
Во время описи товаров на складе должны присутствовать не только владелец организации или его заместитель, но и арендаторы, чьи ценности хранятся в помещении. Проводится тщательный пересчет запасов, их перевешивание и перемеривание. Комиссия лично все проверяет – с чужих слов ничего в документы заноситься не может.
Товар можно принимать во время инвентаризации — в этом случае он сразу же проходит опись в отдельную графу.
Товар можно отпускать арендаторам, но в редких случаях.
Оба варианта допускаются, если все договоры были подписаны, и финансовые сделки совершены.
Также сюда относится инвентаризация вещей, отданных работникам для личной эксплуатации. При описи этих вещей важно указать ответственные за них лица и предоставить в опись их подписи.
— Инвентаризация строящихся объектов и расходов будущих периодов.
Такой тип относится к организациям, которые занимаются промышленным производством. Перед инвентаризацией важно отправить на склады материалы, ненужные организации на данный момент.
Также в опись включаются строительные объекты (в нашем случае это может быть новый ангар или склад). Учитываются стадия строительства, наименование объекта, оборудование и др.
— Инвентаризация финансов, или кассы.
Комиссия учитывает наличные деньги, денежные документы, ценные бумаги, а также суммы на счету в банках.
— Инвентаризация расчетов.
Инвентаризация проверяет все операции с деньгами компании, а именно:
- с кем проводила расчеты организация;
- почему были осуществлены задолженности или наоборот, переплачены работникам зарплаты;
- авансы, выплаченные работникам;
- на что были потрачены деньги организации;
- обоснованность задолженности по недосдачам и хищениям.
— Инвентаризация резервов предстоящих расходов и платежей, оценочных резервов.
Рассматривает правильность распределения денежных средств на нужды компании, на зарплаты работникам и денежные вознаграждения за определенные заслуги и за ремонт.
Таким образом, все виды инвентаризации (кроме инвентаризации, связанной с животными) производятся при описи складского помещения.
Основные преимущества инвентаризации
Благодаря инвентаризации владелец организации может верно отслеживать положение своего имущества и финансы. Кроме того, руководитель может отследить пропажу ценностей. Для такого случая подойдет внеплановая инвентаризация: она окажется внезапной для работников предприятия, и тогда быстрее найдется виновник пропажи.
Инвентаризация помогает контролировать деятельность предприятия, понимать его структуру и увольнять виновных в умышленных хищениях сотрудников.
Инвентаризация в зависимости от типа склада
Существует 6 видов складов: А+, А, В+, В, С, D. Виды с плюсами мы опустим, поскольку разница между, допустим, А+ и А только в площади и высоте потолков, и то минимальна. То же касается и складов В+ и В. Поэтому коротко расскажем об инвентаризации 4 типов.
Руководители могут выбрать процесс инвентаризации: либо опись проводить вручную – это экономнее в плане денег, но тратит много времени и сил, а также может сыграть плохую шутку обычная невнимательность; либо автоматизированную, где помогает специальное устройство, считывающее информацию с номеров на ценностях. Такой вариант точен, экономичен в плане времени и его невозможно подделать.
Вручную проверку делают небольшие склады класса С и D, в которых мало материальных ценностей, небольшая площадь и не больше двух объектов на территории. Но минус в том, что задействованы практически все работники, что увеличивает риск подделки документа в свою пользу, а также останавливает работу предприятия.
Автоматизированная проверка подойдет крупным складам класса А и В, имеющим несколько строительных объектов на территории, большую площадь, несколько секций, а также большое количество материальных ценностей. Такой способ пройдет очень быстро, работа предприятия надолго не застопорится, а сотрудники не будут допущены к базе данных и не смогут подделать результаты.
В складах класса С и D лучше проводить полную инвентаризацию, поскольку частичная бессмысленна из-за небольшой наполненности товаром.
Складам А и В подойдут оба варианта инвентаризации. Частичные описи лучше проводить чаще, поскольку руководителю сложнее контролировать весь объект, а таким образом он сможет отслеживать документацию, кассу, а также как обстоят дела с охраняемыми ценностями.
Вывод
Инвентаризация склада незначительно отличается от инвентаризации любой другой организации. Важно не терять связь с арендаторами, поскольку от них перед описью имущества потребуются подписи и присутствие, когда комиссия будет рассматривать их ценности.
Не стоит забывать, что перед инвентаризацией нужно приводить абсолютно все документы в порядок. Нужно соблюдать все нормы и правила, иначе в случае отклонения от них может быть совершена ошибка в документации, а, следовательно, и в инвентаризации, и тогда руководитель должен будет оплатить штраф.
И последнее: руководителю нужно следить за деятельностью своего бухгалтера и всеми документами. При своей невнимательности владелец может не заметить кражу ценностей. Поэтому инвентаризацию можно назвать отличным способом контролирования работы своего предприятия.