Любой бизнес, который ведется грамотно, не может существовать без нужно документации, среди которых, конечно же, есть накладные. Накладная ‒ это бухгалтерский документ, в котором представлена информация о том, кем, кому, когда был отдан или продан товар. Такой документ позволяет отследить все акты купли-продажи, на что тратятся деньги организации. Когда можно отследить все денежные расходы, то есть и возможность их минимизировать и проанализировать, без каких вполне можно обойтись.
Виды накладных
Существует несколько видов накладных документов, которые отличаются друг друга по форме и виду передачи товарно-материальных ценностей, то есть товаров и услуг:
1.Товарная накладная
Такой вид накладной предназначен для учета операций по отпуску и приёму товаров со склада. В нём указаны: название организации, номер накладного документа, дата отпуска товара и его наименование, количество, сорт, цена, кем был отпущен товар, кому отпущен товар и другие данные (например, основание для отпуска товара, подписи материально ответственных лиц в его отпуске и приёме). Товарная накладная используется при ведении бухгалтерского учета в розничной и оптовой продаже.
2.Транспортная накладная
Данный вид накладной позволяет отслеживать перевозку грузов и регулирует отношения между тем, кто предоставляет товар, кто транспортирует и кто получает. Транспортная накладная ‒ это, по сути, договор между всеми участниками процесса, который подтверждает, что товар действительно можно перевезти. Оформление и сохранение такого документ поможет вам в экстренной ситуации разобраться и убережёт вас от серьёзных потерь, как финансовых, так и самого товара. Она выдается грузоотправителю, перевозчику и грузополучателю. Такая накладная сопровождает переправляемый товар на всём пути. Она содержит информацию о: наименовании товара, его вес, количество мест, маркировку, время приёма продукта к перевозке и прибытия его в пункт назначения. Как правило, транспортная накладная используется в любом виде продаж (розничные и оптовые), где требуется перевозка товара.
В зависимости от вида транспорта, накладную можно разделить на:
- авиационную накладную (то есть товар перевозиться через самолёт);
- железнодорожную накладную (товар транспортируется на поезде);
- автотранспортная накладная (продукт перевозиться посредством грузовых машин или любого другого наземного транспорта);
- коносамент (вид накладной, который предоставляет перевозчику товара право собственности).
Составляем накладные правильно
Когда вы уже определились, какая именная нужна накладная, стоит преступить к её грамотному оформлению. Важно помнить, что любую накладную необходимо составлять либо в момент проведения сделки, либо сразу после её свершения, потому что налоговая служба при расчёте суммы налога на прибыль учитывает только те документы, где дата совпадает с датой самой сделки. Не забудьте составить данный документ в двух экземплярах, так как один остается у того, кто передаёт товар, а второй ‒ тот, кто получает его. Составлять товарную накладную обязана сторона продавца продукта. Накладная должна содержать следующие реквизиты:
- Наименование компаний (или ФИО предпринимателя, если это ИП), участвующих в сделке купли-продажи;
- Дата заполнения накладной и ее порядковый номер;
- Основание для проведения сделки (договор купли-продажи, заказ-наряд и прочее);
- Полное наименование передаваемых товаров с указанием их особых характеристик;
- Точное количество передаваемых товара с указанием и расшифровкой единиц их учета;
- Стоимость каждого наименования передаваемого товара;
- Суммирующие показатели количества товара и их стоимости;
- Данные о лицах, непосредственно участвовавших в проведении сделки;
- Подписи и печати сторон.
Если в накладной вдруг была допущена ошибка при заполнении, то исправляется она следующим образом: неверные данные зачеркиваются и сверху пишут нужную цифру. Рядом с корректировкой ставится подпись ответственного лица за накладной документ и добавляется надпись «Исправленному верить». Но в любом случае будет лучше, если ошибок или помарок в документе можно избежать или просто составить новый вариант.
Основные способы комплектования накладных
Комплектование заказов по накладной — это один из самых трудоёмких и ресурсоёмких процессов, при котором происходит отгрузка товара, его оприходование и перемещение внутри склада.
Любое производство или организация стремится снизить издержек и повысить производительность работы склада. Эффективная стратегия комплектования позволяет уменьшить количество рабочего времени кладовщиков-комплектовщиков при работе на складе, тем самым снизив финансовые затраты. Выделяются следующие способы комплектования:
-
Дискретная комплектация
Процесс формирования заказа, когда один комплектовщик обрабатывает только один заказ. Если будет использоваться такой способ, то комплектовщик будет тратить много времени на перемещение, преодолевая расстояние, между точками отбора. Вместе с этим он будет и ждать свой очереди, пока другие комплектовщики освободят нужное ему место забора товара.
-
Комплектация партиями
При использовании данного способа, кладовщик собирает несколько единиц товара в одну партию, тем самым формируя сразу несколько заказов. Он отбирает партии похожих товаров с мест их хранения, перемещает их в зону комплектации, где товары уже дальше распределяются.
-
Зоновая комплектация
Данный процесс происходит согласно такому алгоритму. Сначала комплектовщик, который ответственен за определённую зону хранения, получает из предыдущей зоны хранения заказ или начинает комплектовать новый. Потом происходит отбор товара для заказа. Затем он передается в следующую зону хранения или завершает сборку заказа, которая происходит последовательно, от одной зоны к другой.
-
Волновая комплектация
Для данного способа комплектации требуется предварительная подготовка склада: необходимо сгруппировать товар по значимым характеристикам. Волновая комплектация в чём-то схода с комплектацией партиями: одновременно отбираются товары для всех заказов и перемещаются в зону комплектации. Но отбор через «волну» делается из определённых зон хранения, тогда как через «партии» товар идёт со всех мест хранения сразу. Волновая комплектация ускоряет процесс комплектации заказов, снизив расход времена за счёт минимизации расстояния между точками забора компонентов и ликвидации простоев кладовщиков.