Что такое инвентаризация имущества? Это подсчет товаров, которые находятся на складе. Инвентаризацию следует проводить не менее одного раза в год. После выполнения подсчета, происходит сопоставление этих данных с данными в бухгалтерии. Инвентаризация нужна для того, чтобы выявить или предупредить воровство. Также с помощью проведенной инвентаризации можно более точно рассчитать налоги.
Какой специалист отвечает за инвентаризацию склада
.Для осуществления инвентаризации склада назначаются ответственные, которые вместе составляют комиссию. Если компания совсем небольшая, то комиссию составляют три и более специалиста, а если это крупное предприятие, в комиссию входят уже специалисты, которых не должно быть меньше шести:
— главный бухгалтер
— начальник компании или заместитель
— директор подразделений
— специалист, в компетенции которого входит контроль выполнения трудовых прав работников
— уполномоченные логистического предприятия.
В команде комиссии имеют возможность работать и другие специалисты. Эффективность – это то качество, которое должно быть присуще каждому из членов комиссии. Начальник фирмы одобряет состав комиссии и издает после этого соответствующий приказ.
Если количество человек в составе комиссии будет меньше, чем утверждено в приказе, то такая инвентаризация будет считаться недействительной.
За наличие всего необходимого инвентаря – весов для взвешивания, средства транспортировки и т.п. – отвечает директор компании.
Как проходит инвентаризация склада
Инвентаризация склада всегда начинается с образования сличительных ведомостей. Это документы, которые отмечают несостыковку бумаг и настоящей ситуации на складе. Например, на складе находятся 97 штук какого-то товара, а в бухгалтерском учете зафиксировано 100 штук. Таким образом, несоответствие равняется 3 шт., эта цифра будет указана в сличительной ведомости. По окончании инвентаризации идет формирование заключения. Чтобы его подготовить, необходимо сделать общий реестр, в котором будут добавлены списки и перечни.
Для тех товаров, которые временно хранятся на складе, нужно будет подготовить отдельную ведомость. Эту ведомость для вашего удобства можно сделать в электронном формате, напечатав на компьютере. Если у вас на складе нет никаких товаров, то это тоже должно быть зафиксировано в присутствие того человека, который отвечает за имущество.
Порядок проведения инвентаризации
1. Процесс формирования комиссии
2. Составление плана намеченных мероприятий
3. Утверждение начальником состава счетной комиссии
4. Издание приказа для тех действий, которые запрещается делать на складе
5. Подготовка бухгалтерских документов
6. Подтверждение ответственным лицом, что предоставленные бухгалтером данные верные
7. Обучение участников состава комиссии для того, чтобы они знали, как создавать описи
8. Подсчитывание количества товаров
9. После подсчетов также требуется проверка, чтобы убедиться в правильном и точном заполнении описи
10. Повторная проверка и подсчет имущества на складе, если об этом что-то указано в документах
11. Процесс создания ведомостей
12. Отправка отчетов бухгалтеру.
Если возникли какие-то спорные моменты, необходимо сделать подсчет имущества на складе и в документации, а далее сравнить их значения.
Важно помнить, что перемещать и перетаскивать товары во время проверки на складе категорически запрещается. Если не выполнять это правило, то в отчете могут возникнуть расхождения и погрешности. А при поступлении новых товаров на склад во время процесса инвентаризации, необходимо отметить это недавно появившееся имущество в реестре при участии членов комиссии.
Завершающий этап инвентаризации
Когда завершено составление всей итоговой документации, начинается процесс создания протокола о работе комиссии и подсчитываются несоответствия в деньгах. Если есть расхождения, то это показывает растраты и убытки фирмы, а если их нет – экономию сотрудников. Если все-таки случилась недостача, она может быть по нескольким причинам: воровство, халатное отношение сотрудника, который ответственен за это или ненадлежащее хранение. Но и избытки товаров не всегда являются плюсом. Если экономия произошла в больших размерах, то это может говорить о мошенничестве в изначальных документах и отчетах.
Сотрудники, по чьей вине произошло расхождение имеющегося товара на складе с учетными данными, должны будут понести материальную ответственность. Из их заработной платы будет вычтена та сумма, которой недостает, в соответствии с положениями договора и контракта. У директора компании есть право понизить в должности виновника, однако если случилась кража в особо крупном размере, то директор может уволить такого работника по статье Трудового Кодекса или передать его дело полиции.