На что стоит обратить внимание при выборе системы отслеживания товара?

отслеживание товара на складе

Четкая система отслеживания товаров и их идентификации – залог успешной и эффективной работы склада. Маркировка товара помогает складу работать быстро, исключает вероятность ошибок, позволяет комплектовать заказы в необходимом объеме. Если товары маркированы, сотрудники склада лучше ориентируются на территории хранилища и определяют местоположение необходимых товаров – это сокращает трудовые и временные издержки, оптимизирует работу склада.

Существует три способа организации адресного хранения: индивидуальное кодирование, маркировка с помощью штрих-кодов и радиочастотная идентификация. В этой статье подробно остановимся на каждом из них.

Методы идентификации товаров

Индивидуальное кодирование

Индивидуальное кодирование –  простой и наименее затратный способ из представленных. Данный метод подойдет для небольших складов производственного или товарного назначения и помещений со стеллажным типом хранения. Для больших складов, где ассортимент регулярно меняется, тот метод использовать нецелесообразно – при индивидуальном кодировании слишком больших объемов товаров возникает риск ошибок в силу человеческого фактора.

Существует два типа индивидуального кодирования: смысловое и несмысловое.

  • Смысловое кодирование – это кодирование, при котором каждый товар наделяется собственным уникальным номером. Этот номер отражает характеристики товара: производителя, поставщика, типа товара, назначение и так далее. Таким образом, товары на складе группируются по смыслам – например, назначение или один и тот же поставщик.
  • Несмысловое кодирование также предполагает присвоение товару определенного номера, но, в отличие от первого способа, этот номер не имеет привязки к конкретной группе или характеристике.

Маркировка с помощью штрих-кодов

Этот метод часто используется на торговых складах, где требуется регулярно и быстро отгружать товары. Эффективность этого метода во многом зависит от сотрудников, которые контролируют процесс, и позволяют своевременно и правильно отгружать заказы.

Система работы при данном методе строится следующим образом: каждый товар маркируется индивидуальным штрих-кодом, сканируя который сотрудники склада в дальнейшем смогут быстро определить его местонахождение. Маркированные товары укладываются на паллеты и устанавливаются на металлические стеллажи. Их необходимо укладывать маркированной стороной наружу, иначе при поиске товара работникам склада придется снимать каждый элемент с полки, чтобы найти нужный. В таком случае смысл штрих-кодов теряется вовсе: работа склада не оптимизирована, сотрудники теряют много времени и сил при подборе заказа.

Несмотря на плюсы такого способа организации хранения у него есть ряд существенных недостатков. В первую очередь – финансовые издержки, связанные с закупкой необходимого оборудования, последующим обучением персонала и общего внедрения системы в помещение склада. Кроме того, такая система работы требует внимания от сотрудников, чтобы избежать ошибок.

Радиочастотная идентификация

Система радиочастотной идентификации (или по-другому RFID) – это наиболее современный и инновационный способ адресного хранения товаров в складских помещениях. Так как этот способ появился сравнительно недавно, он пока не широко распространен в России, однако пользуется популярностью за рубежом. 

Принцип работы следующий: на каждый товар наносится метка с микрочипом, при этом метка может помещаться как снаружи товара (на упаковке), так и непосредственно внутри. С помощью специального считывателя информация о товаре, его характеристики и местонахождение загружаются на компьютер. Таким образом можно отследить местоположение любой метки в радиусе 11 метров.

Такой метод позволяет быстро и безошибочно вести учет товаров на складе, контролировать место хранения и выдачу. Очевидный минус такого способа работы – высокая цена оборудования RFID.

Способы отслеживания товаров

Склад – это сложная многоуровневая система, требующая четкого контроля и внимательного наблюдения за происходящими внутри процессами. Система контроля товаров (сокращенно СКТ) – процесс, в ходе которого фиксируются все передвижения товара по складу с момента его приема. 

Контролировать учет товаров можно вручную. Сначала рядовые сотрудники вносят полную информацию о поступившем товаре, его размещении и месте хранения – так формируются учетные записи. Затем все учетные записи проверяются главным бухгалтером, задача которого заключается в том, чтобы проверить корректность составленных документов.

Для более эффективного контроля существуют специальные WMS-системы. WMS расшифровывается с английского как Warehouse Management System, а переводится как система управления складом. По сути своей WMS-система – это информационная система, позволяющая автоматизировать все бизнес-процессы и контроль за ними в рамках складского помещения. Для внедрения такой системы территория склада зонируется. Зоны формируются исходя из их целей и назначения, стандартно выделяют пять таких отсеков: прием, размещение, хранение, обработка и отгрузка. Подобное зонирование позволяет согласовать работу сотрудников на всех участках и четко распределить ответственность между ними.

Первый этап при внедрении WMS-системы на складское помещение подразумевает внесение данных и характеристик склада в электронную систему. Заносятся все подробности начиная от физических характеристик (площадь, высота потолков), заканчивая списком оборудования, используемого на складе.

Грузы, поступающие в зону приема, маркируются штрих-кодами, с помощью которых система будет в дальнейшем контролировать перемещение товара. Сотрудники склада и техника, используемая в процессе погрузки, оснащаются радиотерминалами, главная задача которых – ввод и вывод данных. В процессе инвентаризации сотрудники с помощью терминалов сбора данных (мобильный персональный компьютер) сканируют штрих-коды, которые система самостоятельно заносит в базу. Помимо этого, система отслеживает условия хранения, необходимые каждому типу товаров, что позволяет эффективно распределить их по складу и избежать потерь. Учитываться могут следующие параметры: влажность, уровень температуры, срок хранения, поставщик, производитель, правила совместимости и так далее. WMS-система сама определяет оптимальное место для каждого груза, сотрудникам остается лишь доставить его до назначенного места. Кроме того, WMS-система подбирает наиболее выгодный для транспортировки маршрут – таким образом сокращается время доставки товара и снижается пробег погрузочных транспортных средств. При подборе погрузочного средства система также выбирает самый подходящий вариант, опираясь на специфику товара, его вес, объемы и особенности транспортировки. 

Перед выполнением задачи, поставленной системой, сотрудники склада должны отсканировать штрих-код. С помощью такого сканирования система контролирует не только перемещение товара, но и действия сотрудника, таким образом исключая вероятность ошибки или неправильного размещения груза.

WMS-система позволяет контролировать запасы и вести контроль учета товаров, находящихся на складе. Целесообразность внедрение подобной системы кроется не только в оптимизации работы склада, но и в сокращении издержек. Данные, собранные системой, отражают объективное положение дел, что позволяет оценить прибыльность того или иного товара. Кроме того, автоматизация контроля товаров снижает риск ошибок, виной которых часто становится человеческий фактор.

Алгоритм идентификации и отслеживания товаров

Процесс отслеживания и контроля товара начинается еще до того, как непосредственно товар поступит на склад – в момент планирования его прихода. Ниже рассмотрим подробный алгоритм движения товаров на складе, на каждом этапе которого они находятся под чутким контролем и ответственностью сотрудников.

Стадии контроля товара на складе:

1. Прием товара

Это этап, на котором товар непосредственно поступает на склад, а сотрудники вносят факт его наличия на складе в базу данных. Работник, уполномоченный принимать товар, вносит всю необходимую информацию в “план приема” – это документ, в котором отражается какой товар, когда, от кого, откуда и в каком объеме поступит на склад. 

Как только товар доставлен на склад, приемщик обязан сравнить информацию из плана приема с заявками, которые были оставлены на поставку: фактическая информация должна совпасть с той, что указана в документах. В случае если информация совпадает и товар принимается на склад, статус обновляется на “Принят на склад”. 

2. Передача товара в зону хранения

На этом этапе материальная ответственность за принятый груз переходит от сотрудника, принявшего товар на склад, к управляющему зоной хранения. Вместе с тем меняется статус товара и его местоположение соответственно. Статус “Принят на склад” меняется на “Принят на хранение”.

3. Отбор товара, контроль складских остатков

На этой стадии отслеживается объем остатков товара, хранящихся на складе, сверяются контрольные цифры и проводится выборочная инвентаризация товара. 

Корректное количество оставшегося на складе товара является необходимой информацией для эффективной работы склада. Ориентируясь на эти цифры, можно понять, каких продуктов на хранении в избытке, а каких не хватает.

Статус товара на этом этапе – “Отобран”.

4. Комплектация и контроль заказов

Данный этап предполагает сбор и упаковку заказа, а также формирование упаковочных листов. Как только на склад поступает запрос на формирование нового заказа, контролер (сотрудник, ответственный за сбор заказа) последовательно собирает все его части, совершает их контрольный пересчет и упаковывает необходимый груз. 

Статус товара на данном этапе обычно звучит как “Собран и проверен”, а материальную ответственность за него несет непосредственно контролер.

5. Зона хранения заказов

Упакованный под руководством контролера товар поступает в зону хранения заказов. На этом этапе заказ полностью укомплектован и готов к выдаче, поэтому его статус обновляется на “Готов к отгрузке”.

В этой зоне товары легко контролировать, можно отследить не только местоположение каждого из них, но и время, которое он пролежал в ожидании выдачи или отгрузки.

6. Передача товара заказчику / отгрузка товара

После получения сотрудником документов об отгрузке или выдаче товара, он передается в зону отгрузки. В этой зоне может быть два пути развития: товар либо будет передан клиенту и принят им, либо будет отправлен на дальнейшую отгрузку и доставку.

На данном этапе материальную ответственность за товар несет непосредственно клиент, а статус заказа определяется как “Отгружен”.

Это последняя точка контроля. Товар официально выдается со склада и передается заказчику, либо отправляется транспортным средством на дальнейшую доставку.

Существуют и другие алгоритмы отслеживания товаров на складе. Ниже рассмотрим некоторые из них:

  • Оперативный способ – при таком способе переучет товара происходит в соответствии с данными склада, т.е. фактическая информация сверяется с той, что на бумаге;
  • Обычный способ – при таком методе учитывается весь товар, размещенный на хранение, а в карточке товара указываются конкретные его количественные остатки;
  • По партиям – при таком способе для каждого типа товаров формируется учетная карточка по принципу “партия товара = карточка”;
  • Циклический пересчет – при таком способе товары, хранящиеся на складе пересчитываются регулярно через определенный промежуток времени.

Во избежание порчи хранящегося товара и своевременной его реализации часто учет составляют следующим образом:

  • в зависимости от срока реализации товара;
  • по времени производства;
  • в зависимости от срока годности товара;
  • по опасным характеристикам товара.

Также складские запасы можно контролировать по типу тары, в которой содержится товар:

  • месторасположение коробки;
  • месторасположение единицы товара;
  • по присвоенному номеру месторасположения товара;

Еще один популярный способ отслеживания товара на складе – по карточке. Здесь также существует несколько вариантов:

  • по имеющемуся коду товара;
  • по конечной дате реализации товара;
  • по местоположению тары в ячейках, поддонах, коробках.

Система контроля товаров необходима не только для удобства, но и для конкурентоспособности склада и компании в целом. Склады должны работать бесперебойно и регулярно, так как именно от них зависит, вовремя ли получит потребитель товар, будет ли он удовлетворен качеством самого товара и его доставкой.

Как выбрать алгоритм для склада с учетом его специфики

Алгоритмов для организации работы склада существует много – как выбрать тот, который подойдет вам? 

Первое и главное от чего нужно отталкиваться – размер склада. 

Для локальных небольших складов подойдет “ручной” контроль остатков, в ходе которого сотрудники самостоятельно ведут учетные сметы, а главный бухгалтер их проверяет. 

Если на складе несколько подразделений, целесообразно будет формировать для каждого из них не только отдельные учетные сметы, но и назначить непосредственного “контролера”, который будет сверять контрольные документы после их составления, а уже потом передавать главному бухгалтеру. 

Для крупных складов, товарооборот которых слишком большой, такой метод не подойдет – при высокой загрузке сотрудники будут тратить много времени и сил на учет поступившего груза. В таком случае целесообразно внедрить WMS-систему, о которой мы уже говорили выше.

WMS решает сразу несколько ключевых задач в вопросе управления складом:

  • позволяет автоматизировать производство, минимизировать количество ошибок из-за человеческого фактора;
  • обрабатывает огромные объемы информации и загружает их в общую систему, доступ к которой есть у других сотрудников;
  • увеличивает продуктивность работы склада;
  • позволяет грамотно организовать складское пространство;
  • сокращение издержек, снижение риска избытка товаров на складе;
  • освобождает трудовой ресурс – выявляет неэффективных сотрудников, дает понимание, какое количество персонала необходимо на данном этапе.

При выборе WMS следует обратить внимание на стоимость и функционал каждой из них. Расходы на внедрение такой системы должны быть соразмерными. Перед покупкой и началом процедуры внедрения взвесьте все “за” и “против”, оцените собственные силы. Функционал также важен, так как от него напрямую зависит, будет ли WMS полезна в работе склада. Перед покупкой изучите набор функций, включенных в пакет WMS – обычно пакетные предложения делятся по областям и нишам бизнеса, чтобы было удобнее в них ориентироваться. Лучше всего выбирать систему с оптимальным набором функций и возможностью дальнейшего масштабирования бизнеса без смены WMS.

Таким образом, идеальная WMS-система должна обладать следующим набором характеристик:

  1. Должна существовать возможность загрузки и выгрузки прайс-листов товаров в разных форматах.
  2. Система должна четко показывать путь движения товара: когда и кем был принят, сколько единиц ушло на отгрузку, сколько осталось и так далее.
  3. Статус товара на складе должен регулярно обновляться – принят, на хранении, собран и отгружен. Это позволит избежать ситуаций, когда клиент оплатил товар, отсутствующий на складе.
  4. Система должна быть совместим с онлайн-кассами;
  5. WMS-система должна самостоятельно и в режиме онлайн обновлять статус позиций на складе, контролировать наличие, количество, время приемки и отгрузки. Если система делает это с задержкой, это ведет к ошибкам и некорректной работе склада.
  6. Автоматическое формирования заказа от разных поставщиков позволит быстро собирать заказы и не тратить время на поиск и создание вручную. 
  7. Функция сортировки позиций по спросу на товар поможет контролировать вам сроки хранения и реализации товаров, избежать переизбытка и недостатка сезонных товаров. 
  8. Функционал должен включать в себя возможность возврата товара, в том числе и частично. Если система может самостоятельно вносить эти данные в базу, это поможет сделать работу склада продуктивной, избежать лишней документации и структурировать работу. 
  9. Автоматическая корректировка цен, их изменение в соответствии с актуальными данными. 
  10. Документооборот: программа, умеющая не только собирать информацию о товарах складе и поступающих заказах, но и формирующая соответствующие документы существенно облегчит жизнь предприятию и сбережет огромное количество времени ваших сотрудников. 
  11. С WMS должна быть возможность различных интеграций: от CRM-систем до онлайн-бухгалтерии и других программ. Также должна существовать возможность загружать и выгружать данные, внесенные в базу WMS в другие сервисы и программы при необходимости. 

Заключение

Вне зависимости от того, каким способом ведется контроль товаров на складе, сверять остатки нужно в подходящий для того момент. Как минимум, нецелесообразно проводить контрольный учет в разгар рабочего дня, когда уровень работы на складе высокий – это собьет процессы и нарушит алгоритм работы, из-за чего вырастет время приема груза, выдачи, комплектования заказов и так далее. Подходящий отрезок времени для сверки остатков товаров на складе – время после полуночи. Как правило, в эти часы работа на складе минимизируется, что помогает быстро и в полном объеме провести контроль. Кроме того, после полуночи исчезает путаница в датах – сверка остатков начнется и закончится в один и тот же день.

Применение описанных инструментов и методов, внедрение WMS-систем и грамотный контроль складских товаров помогают грамотно и организовать работу склада.

Заявка на подбор помещения