На складе ежедневно происходит множество процессов – приемка, хранение, учет, перемещение и отгрузка товаров. Если каждый показатель вводится вручную, предприятие сталкивается с массой сложностей:
- медленная обработка заказов;
- частые ошибки работников;
- снижение конкурентоспособности.
Чтобы этого избежать, каждая операция может быть автоматизирована.
Автоматизация склада – это внедрение современных технологий в выполнение складских операций, чтобы увеличить скорость их выполнения, сократить неточности и затраты, а также повысить эффективность бизнеса.
Что такое складской учёт
Когда на складе нет порядка, практически невозможно искать товары, следить за их перемещением и остатками. Как результат, сотрудники тратят больше времени на сбор доставок и ошибаются.
Введение учета в функционирование склада дает возможность избежать подобных ситуаций. Он помогает получать всю необходимую, а главное, точную информацию о товарах на складе в любое время.
Складской учет – это сочетание операций, которые гарантируют контроль за перемещением товаров.
Процесс складского учета включает в себя:
- заказ товара у поставщиков;
- приемку товара;
- его распределение и хранение;
- транспортировку товара внутри склада или между смежными подразделениями;
- отпуск товара со склада.
Виды складского учета
Существует 4 основных способа осуществлять учет на складе:
- Номенклатурный
В этом случае каждой позиции просто присваивается своя карточка без деления товаров на группы или категории. Такой способ подходит только компаниям с маленькими объемами продаж.
- Сортовой
Грузы на складе делятся на группы в зависимости от типа и наименования. Новые товары добавляют к тому, что уже есть на складе независимо от цены и даты приемки. Для отгрузки или транспортировки товары выбирают произвольно.
Несмотря на трудности с разграничением товаров отдельного вида в зависимости от цены, у этого метода есть и плюсы – увеличение полезной площади склада и эффективное управление остатками.
- Партионный
Новые партии товара хранят по отдельности. На каждую партию заводят специальную карточку, куда вносится информация о перемещении входящих в нее товаров. После того, как партия полностью распродана, карту закрывают.
Такой способ подходит для однородных товаров с ограниченным сроком хранения. Он помогает контролировать сохранность остатков и не допускать неоднородного расположения единиц на складе. Однако это приводит к не экономному использованию площади склада, и возникают сложности с контролем, т.к. учет ведется на отдельных бланках.
- Партионно-сортовой
Как и в предыдущем способе, новые партии хранятся отдельно, но внутри каждой партии товары делятся по сортам. Такой учет удобен для большого ассортимента товаров.
Универсального метода, подходящего каждому без исключения, не существует. Выбор зависит от количества и топологии товаров.
Также складской учет делится на виды на основании того, с помощью чего осуществляется:
- ручной
Все данные о перемещении товаров записываются в тетрадь. Подходит для работы с небольшим ассортиментом товаров, когда совершается мало сделок.
- в таблице Excel
Проще, чем записывать все в тетрадь, но тоже не идеально. Несмотря на возможность производить математические расчеты и добавлять больше данных, информацию все равно придется вносить вручную.
- с помощью специального программного обеспечения
Благодаря специальным программам все операции учета можно осуществлять автоматически.
С момента своего появления автоматизированный складской учет приобретает все большую популярность. Это связано с тем, что остальные виды предполагают большие временные затраты, высокую вероятность неточностей, вызванных человеческим фактором и непрозрачность склада.
Преимущества автоматизации складского учёта
Автоматизирование склада – отличный вариант, если нужно упростить, ускорить и увеличить эффективность всех складских процессов.
Основные преимущества автоматизированного склада:
- сокращение потерь, вызванных человеческим фактором;
- снижение количества ошибок, неравномерного распределения товаров на складе и других проблем при формировании заказов;
- у сотрудников появляется больше времени, которое можно использовать для увеличения масштабов работ без найма дополнительного персонала;
- рациональное распределение запасов помогает увеличить полезную площадь складского помещения;
- поиск конкретной единицы занимает меньше времени;
- процессы на складе протекают быстрее;
- движение каждого товара отслеживается в любое время;
- облегчает контроль остатков на складе;
- взаимодействия с поставщиками и покупателями удобно отслеживать и анализировать.
Результаты использования автоматизированной системы учета видны практически сразу — контроль всей деятельности станет проще и удобнее, а издержки сократятся.
Как автоматизировать товароучет – пошаговая инструкция
Процесс автоматизации товароучета можно поделить на несколько этапов:
1. Подготовительный этап
Даже для внедрения простой системы управления складом необходима подготовка – обучить сотрудников, упорядочить данные о структуре и топологии товаров, автоматизировать бухгалтерские и управленческие процессы. Только после этого можно переходить непосредственно к автоматизации.
2. Определение задач
В зависимости от особенностей бизнеса система товароучета может быть разной. Перед тем, как выбирать программу, определитесь с главными показателями:
- размеры складов и их количество;
- сколько у вас поставщиков;
- сколько товара продается в месяц;
- количество сотрудников, которые будут работать с программой одновременно;
- дополнительные параметры программы, которые могут понадобиться – начиная с поддержки дополнительного оборудования, заканчивая функцией запуска программ лояльности.
3. Расчет бюджета покупки
Стоимость таких программ может сильно отличаться в зависимости от набора функций, размеров складов, товарной номенклатуры и прочих параметров. На рынке представлены примитивные программы с небольшим функционалом, которые скачиваются и устанавливаются бесплатно. В свою очередь, крупные склады с большим ассортиментом продукции используют продвинутые версии, стоимость которых исчисляется десятками тысяч рублей. Благодаря такому разнообразию с легкостью можно найти программное обеспечение по приемлемой цене.
4. Выбор программного обеспечения
Функционал программ схож по многим параметрам, различия обычно заключаются в интерфейсе, наличии дополнительных опций, оперативности работы технической поддержки, стоимости и стабильности работы. Выбирайте ту, которая отвечает наибольшему количеству ваших требований.
5. Подключение товароучетной системы
Это самый простой этап. Зарегистрируйтесь на сайте выбранной платформы, выберите подходящий тариф и оплатите его. Затем останется только загрузить в систему базу товаров, запустить программу и настроить оборудование. Единственное, что остается делать регулярно – вовремя оплачивать программу.
Программы для автоматизации складского товароучета
Программы, обеспечивающие автоматизированный учет на складе, обладают большим количеством преимуществ. С их помощью можно контролировать склад отовсюду, где есть интернет, автоматизировать все складские операции, снизить нагрузку на персонал и сократить издержки.
Существует больше десятка популярных программ для автоматизации, мы перечислим основные:
- EKAM
- Мой склад
- Бизнес.ру
- LiteBox
- Subtotal
- Большая птица
- Qasl
Все они подходят для работы на различных складских помещениях и отличаются только стоимостью и дополнительным функционалом. Ознакомьтесь с этими программами и их характеристиками подробнее.
При выборе обеспечения для автоматизации склада, помимо главных характеристик учтите, что полезная программа должна:
- интегрироваться с другими программами и оборудованием;
- изменять количество товаров онлайн на основании приемки и отгрузки;
- обеспечивать функцию выгрузки базы в другие сервисы;
- допускать хранение данных в облаке, чтобы обращаться к ним с любого устройства.
Также почитайте отзывы в интернете, посоветуйтесь с коллегами, которые уже использовали такие программы, поработайте с бесплатными пробными версиями продуктов.
Подведем итоги
Автоматизация складских процессов дает массу преимуществ, в том числе, помогает экономить деньги и время. Чаще всего этот процесс не вызывает серьезных трудностей. Проведите подготовительные работы с сотрудниками и базами данных, проанализируйте потребности склада и определитесь, какие конкретно параметры и функции для вас важны. Сделав это, можно с легкостью подобрать подходящую программу для автоматизации и подключить ее.