В условиях растущей конкуренции на логистическом рынке, компании стремятся оптимизировать производственный процесс. Реорганизация склада – один из ключевых действенных методов.
Модификация работы склада помогает улучшить производительность и наладить логистику, что в свою очередь помогает сократить расходы и увеличить прибыль, повысить качество обработки и координации грузовых, финансовых и информационных процессов.
В этой статье разберём процесс реорганизации склада, поговорим о рисках и видах складского переустройства.
Зачем нужна оптимизация склада?
В России стремительно развивается отрасль логистики. Компании борются с такими проблемами, как недостаточно разработанная логистическая структура, применение старых технологий и оборудования, недостаточная база теоретической информации относительно управления складом. Одним из методов решения данных проблем является реорганизация складской системы.
Склад представляет собой сложную структуру взаимосвязанных элементов, у каждого из которых свой функционал. Правильно организованное складское хозяйство повышает организованность производства и его ритмичность.
Даже если ваш склад работает продуктивно, на момент изменения бизнес-стратегии стоит задуматься о переустройстве. Изменение системы предполагает комплекс мероприятий по внедрению инноваций в каждую отдельную подсистему (отдел хранения, транспортировка, внутренняя логистика). Это сложный процесс. Прежде чем приступить к реорганизации, подумайте, для чего вам это нужно и каким вы видите итог работы.
Причины реорганизации склада:
- Излишние затраты на производство, убытки, работа в минус;
- Желание обойти конкурентов по показателям продуктивности;
- Желание сократить издержки на производство (аренда, оборудование и т.д.);
- Стремление повысить статус компании на рынке логистики с помощью оптимизации рабочих процессов;
- Расширение производства;
- Модификация системы логистики на складе, внедрение новых подходов и методов работы;
- Развитие регионального бизнеса;
- Снижение товарооборота.
Принятию предпринимательского решения о системной модернизации склада при текущей деятельности должна предшествовать детально продуманная подготовка. Это необходимо, т.к. зависящая от склада надежность логистической цепи при любых изменениях подвергается риску. А это влияет на рынки и на каждого отдельного клиента.
Как спланировать реорганизацию?
Необходимо сосредоточиться на целях и задачах реорганизации. Сформулируйте желаемый итог, основываясь на статистике. Бездумное внедрение нововведений не приведёт к желаемым результатам. Скорее всего, на финальном этапе работы окажется, что изменения привели к перебоям и убыткам.
Для грамотной постановки целей важно провести комплекс мероприятий общей оценки работы склада. Проводится анализ:
- Специфики бизнеса;
- Условий сотрудничества с поставщиками и клиентами;
- Стратегии бизнеса;
- Количественных показателей;
- Складских сооружений;
- Отчетов работы за месяц;
- Объемов закупок и поставок;
- Работы оборудования на складе.
Проведите исследование бюджета. Может недостаток средств на оптимизацию приведёт к финансовому ущербу. Будьте готовы к рискам, связанным с реорганизацией работы склада. Здесь необходимо учитывать расходы, такие как аренда складского помещения, оборудование, затраты на починку оборудования, оплата работы сотрудников. Соотнесите издержки и показатели прибыли, выявите процент прибыли с вычетов затрат. Также стоит подумать о дополнительных инвестициях.
О том, какие современные технологии применяются в складской логистике сегодня, читайте в нашем блоге.
По каким направлениям проводить модернизацию склада?
Можно составить список направлений модернизации склада:
- улучшение или поддержание готовности к производству;
- повышение информационно-технической интеграции (экономии времени, улучшения качества, сервисного сопровождения продукта);
- снижение логистических затрат;
- адаптация к изменяющемуся рынку или модернизации продукта;
- изменение предпринимательской стратегии (политика фирмы, производство, дистрибьюция, продукт-микс);
- восстановление или повышение обеспеченности и надежности в логистической цепи;
- оптимизация течения производства (минимизация времени для заказа и договоров);
- снижение производственных затрат (персонал, обслуживание, энергия);
- снижение доли ошибок.
По каким этапам проходит реорганизация склада
Когда решение о переустройстве принято, составьте финансовый план, который будет включать:
- Услуги специалистов;
- Внедрение новых ПО;
- Покупку нового оборудования (при необходимости);
- Работы, связанные с реконструкцией складского комплекса;
- Затраты на переквалификацию сотрудников.
Также, чтобы процесс переустройства структуры прошел максимально эффективно, он должен включать в себя:
- Комплексную экспертизу;
- Формирование команды проекта реорганизации;
- Соотношение фактических показателей (то, что вы имеете на момент планирования) и теоретических результатов проектной деятельности (то, к чему вы стремитесь);
- Проектный план
- Распределение этапов по времени;
- Реализацию;
- Анализ результатов.
Проект переустройства складской логистики предполагает изменение технологии процессов, документооборота, перестройку здания склада, переобучение сотрудников.
Особое внимание стоит уделить внедрению систем автоматизации.
Автоматизация склада
Тенденция автоматизации склада является важной и неотвратимой частью развития предприятия.
Автоматизация склада — это внедрение программного обеспечения, интеграция электронного современного оборудования в логистические процессы. Говоря о преимуществах, можно утверждать о потенциальном сокращении внутренний издержек компании, что, в свою очередь, может оказать влияние на дальнейшие возможности расширения сети поставок и области производства. Таким образом, можно говорить о стратегически важной характеристике автоматизации — это вклад в дальнейшее развитие предприятия, подстройка под будущие условия существования организации.
WMS в автоматизации
Наиболее часто для задач автоматизации используются WMS-системы.
WMS (Warehouse Management System) – программа, направленная на развитие и механизацию управления и работы склада. Предполагает централизацию, контроль при помощи радиотерминалов и рабочих станций.
Преимущества WMS-системы:
- Отслеживание передвижения товара с помощью системы навигаций;
- Отсутствие задержек;
- Предоставление информации о комплектовке товара.
Внедрение WMS-системы улучшит качественные показатели работы. Процесс установки затрагивает специфику всех элементов складской структуры. Автоматизация потребует много времени, сил и ресурсов. Просчитайте риски.
Перемены в работе складского комплекса не должны негативно сказываться на общей работе в данный момент. Поэтому перед руководителями перед началом модернизации встает вопрос: “Как проводить реорганизацию: параллельно или последовательно?”
Параллельная реорганизация
Прежде чем переходить к планированию, определите методы реорганизации. Предпочтительной для работающего складского комплекса является параллельная реорганизация. Это процесс, когда задачи по переустройству системы склада решаются одновременно. Метод действенный, так как команда изначально ознакомлена с технологией предстоящего проекта по переустройству. Процесс сразу затрагивает все области складской структуры.И если задачи изначально грамотно сформулированы, за небольшой промежуток времени приводит к желаемым результатам.
Преимущества:
- Результативность;
- Экономия времени;
- Задействованы все участники рабочего процесса. Это позволяет осуществлять более эффективную командную работу;
- Комплексное внедрение делает процесс реорганизации менее трудоёмким.
Параллельная реорганизация — довольно оптимальный способ. Однако стоит обратить внимание на подготовительный период. Именно на разработку технического задания и плана нововведений будет потрачена большая часть времени. В противном случае вас могут ожидать большие финансовые потери и значительное снижение показателей продуктивности.
Недостатки параллельной реорганизации:
- Большие затраты, связанные с комплексом проводимых мероприятий;
- Фатальность ошибок на этапе разработки плана;
- Риски, связанные с комплексным внедрением, при возникновении форс-мажорных обстоятельств могут быть перебои в работе всего складского комплекса;
- Сложности централизации в области контроля переустройства;
- Подбор высококвалифицированных кадров для проведения реорганизации.
Команда проекта по реорганизации
В первую очередь вам необходимо понимать, что происходит на этапе реализации и осуществлять контроль. Во время подготовки к модернизации склада подумайте о формировании системы управления, центром которой будете вы. Здесь необходимо внедрение программных обеспечений, которые будут вам передавать все необходимые данные о проекте.
Тщательно подбирайте проектную команду. Профессионалы хорошо знают проектные тонкости. Это поможет избежать форс-мажорных ситуаций в ходе реализации. Также вы будете в доступной форме получать всю необходимую информацию и сможете полностью контролировать процесс работы. Смотрите данные о компании, которую хотите нанимать.
Это могут быть:
- Сертификаты
- Реализованные проекты
- Договоры с крупными компаниями
- Отзывы о компании
- Фактические данные (сколько лет на рынке, количество реализованных проектов и т.д.).
Как организовать рабочий процесс во время реорганизации
Также на этапе подготовки продумайте, каким образом ваш склад будет функционировать в процессе осуществления модернизации. Если вы собираетесь проводить при необходимости ремонтные работы или обучение сотрудников, проанализируйте, как и на каких отделах складского комплекса это может отразиться. Склад не будет работать в привычном режиме, и здесь необходим дополнительный анализ и проработка нюансов.
Если вы решились на параллельную реорганизацию, будьте готовы к большим объемам работы. Определите необходимый бюджет и наймите профессионалов с опытом. В первую очередь сосредоточьтесь на составлении технического задания.
Прежде чем нанять команду специалистов, чётко сформулируйте цели, пропишите задачи. В названии технического задания должно быть указано конкретное действие, в противном случае вас не поймут. Это осложнит не только работу, но и негативно повлияет на дальнейшее сотрудничество. Большая часть конфликтов, в том числе и финансовых, происходит из-за недопонимания. Визуализация процессов и результатов реорганизации поможет вам понятно донести мысль до исполнителей.
Последовательная реорганизация
Это процесс поочередного решения задач. Несмотря на меньшую продуктивность, позволяет избежать рисков, связанных с реорганизацией, таких как перебои в работе склада. Нововведения внедряются поэтапно. Вы и ваша команда сотрудников грамотно прорабатываете каждый элемент плана, выделяете достаточное количество времени для осуществления процессов внедрения инноваций.
Преимущества:
- Детальный контроль за исполнением проектных решений;
- Возможность грамотно наладить централизованное управление;
- Гибкость. При необходимости можно вносить корректировки в план работы;
- В сравнении с параллельной реорганизацией менее трудоёмкий процесс;
- Деликатное внедрение инновационных технологий;
- Более четкое отслеживание показателей качества.
Последовательное внедрение изменений упрощает контроль и позволяет осуществить более гибкую систему реализации. Вы можете анализировать каждый этап работы и отслеживать дефекты. Однако есть определённые сложности данного метода.
Недостатки:
- Длительная протяжённость во времени
- Снижение продуктивности
- Временные затраты на подготовку складских отделов к проведению реорганизации в порядке очереди
- Снижение продуктивности работы склада.
Временной ресурс значим в процессе работы, особенно в сфере логистики. Старайтесь оптимизировать проведение модернизации складского комплекса с учётом издержек. На этапе планирования учитывайте временной резерв. Несоответствие дедлайнам приведёт к нарушению проектной схемы. Стоит подумать о тайм-менеджменте. Для этого необходимо:
- Зафиксировать цели и задачи
- Расставить акценты с точки зрения приоритетов
- Комбинировать рабочие процессы
- Чётко прописывать задачи каждого отдела
- Составить график работ с учётом временной статистики выполнения.
Также временные затраты поможет сократить грамотное планирование. Несмотря на гибкую модель осуществления реорганизации, не стоит забывать, что постоянные корректировки изначального плана сильно повлияют на продуктивность.
Последовательная реорганизация работы склада подойдёт компаниям, которые специализируются на сезонных товарах. В период, когда спрос на товары падает по естественным причинам, можно выделить необходимое количество времени для проведения модернизации работы складского комплекса.
Модернизация склада
Для проведения реорганизации нужно не только иметь знания, но и современные компьютерные программы, уметь применять математические операторы, иметь логистическую смелость и учет вероятных рисков логистического решения. Для этого необходимо автоматизировать работу склада, регулярно проводить обучение сотрудников, проводить реорганизацию складской работы с целью повышения качества всей системы складской логистики.
Складская логистика дает огромное количество возможностей для того, чтобы оптимизировать работу склада предприятия, и, соответственно, минимизировать затраты и повысить прибыльность производственной работы.
Если вы ищете складское помещение с уже проведенной оптимизацией, рассмотрите аренду модернизированного комплекса.