Складской документооборот: складской учет в Excel

Складской документооборот

Как правильно вести складской документооборот в Excel

На больших предприятиях и крупных складских комплексах, как правило, используют специализированное программное обеспечение для ведения складского учета. В свою очередь, малый бизнес не нуждается в таких программах по причине отсутствия больших массивов данных. Если ваше предприятие относится к таковым, то для складского учета вы можете использовать таблицы Excel. Универсального плана работы с данной программой составить невозможно, поэтому необходимы определенные знания по работе в Excel.

Для начала работы в данной программе необходимо придерживаться определенных правил:

  1. Справочники необходимо заполнять максимально подробно
  2. Хронология движения товара должна быть заполнена верно, чтобы не возникало путаницы
  3. Дополнительная информация не бывает лишней. Она может пригодиться для водителя, бухгалтерии или службы статистики
  4. Перед заполнением и внесением данных в программу, необходимо провести инвентаризацию
  5. Начальные остатки в таблицу надо вносить в денежном выражении

Как говорилось ранее заполнение таблиц и их составление будет индивидуальным для каждого отдельно взятого предприятия. Но для упрощения работы можно определить несколько общих рекомендаций:

  1. Создание справочников: «Покупатели», «Поставщики», «Точки учета товаров» упростит учет. При наличии только одного складского помещения «точки учета товаров» не понадобятся, а малое количество контрагентов исключает создание справочников
  2. Если список товаров не сильно меняется, то имеет смысл создать лист номенклатуры в виде базы данных, который поможет вам заполнять приход и уход товара
  3. Приход и расход также стоит заносить на отдельные листы во избежание путаницы
  4. Сводная таблица поможет создать вам грамотный отчет по итогам работы

Если говорить о преимуществах и недостатках использования этой программы, то главным преимуществом является простота обращения с программой. К недостаткам такого программного обеспечения можно отнести большой ассортимент функций, которые требуют определенного навыка и опыта в обращении. В Excel не исключены технические сбои при работе с большими объемами данных, поэтому всегда сохраняйте проделанную работу в формате резервной копии.   Любой способ складского учета требует грамотной подготовки-инвентаризации.

Заявка на подбор помещения