Как правильно вести складской документооборот в Excel
На больших предприятиях и крупных складских комплексах, как правило, используют специализированное программное обеспечение для ведения складского учета. В свою очередь, малый бизнес не нуждается в таких программах по причине отсутствия больших массивов данных. Если ваше предприятие относится к таковым, то для складского учета вы можете использовать таблицы Excel. Универсального плана работы с данной программой составить невозможно, поэтому необходимы определенные знания по работе в Excel.
Для начала работы в данной программе необходимо придерживаться определенных правил:
- Справочники необходимо заполнять максимально подробно
- Хронология движения товара должна быть заполнена верно, чтобы не возникало путаницы
- Дополнительная информация не бывает лишней. Она может пригодиться для водителя, бухгалтерии или службы статистики
- Перед заполнением и внесением данных в программу, необходимо провести инвентаризацию
- Начальные остатки в таблицу надо вносить в денежном выражении
Как говорилось ранее заполнение таблиц и их составление будет индивидуальным для каждого отдельно взятого предприятия. Но для упрощения работы можно определить несколько общих рекомендаций:
- Создание справочников: «Покупатели», «Поставщики», «Точки учета товаров» упростит учет. При наличии только одного складского помещения «точки учета товаров» не понадобятся, а малое количество контрагентов исключает создание справочников
- Если список товаров не сильно меняется, то имеет смысл создать лист номенклатуры в виде базы данных, который поможет вам заполнять приход и уход товара
- Приход и расход также стоит заносить на отдельные листы во избежание путаницы
- Сводная таблица поможет создать вам грамотный отчет по итогам работы
Если говорить о преимуществах и недостатках использования этой программы, то главным преимуществом является простота обращения с программой. К недостаткам такого программного обеспечения можно отнести большой ассортимент функций, которые требуют определенного навыка и опыта в обращении. В Excel не исключены технические сбои при работе с большими объемами данных, поэтому всегда сохраняйте проделанную работу в формате резервной копии. Любой способ складского учета требует грамотной подготовки-инвентаризации.