Инвентаризация склада — это контроль товаров и их сопоставление с информацией в бухгалтерском учете и финансовых документах. Инвентаризация в складском помещении нужна для того, чтобы контролировать наличие поступивших товаров.
Вполне могут быть кражи, потери товаров, ошибки в сопроводительной документации по количеству товаров, или же напротив, товаров может быть в излишнем содержании.
В этой статье разберемся, в чем заключается процесс инвентаризации, когда необходимо ее проводить, какие ошибки допускают при инвентаризации, и какими способами проводят контроль товаров.
Как проводить инвентаризацию, вручную или автоматизировано?
Для начала поговорим о способах инвентаризации. Инвентаризация может быть проведена сотрудниками вручную. Также есть вариант автоматизированной инвентаризации. Первый вариант довольно длительный и трудный для работников, так как для этого приостанавливают работу складского помещения. При ручной инвентаризации есть риск совершения ошибки, например, человек может отвлечься и тогда результаты окажутся некорректными.
Что касается второго варианта, то есть автоматизированной инвентаризации, здесь все гораздо проще. В работе используется терминал сбора данных. Процедура происходит быстро и работа складского помещения не останавливается.
Автоматизированная программа снижает риски подделать или исказить информацию почти на 100%. Инвентаризация вручную скорее подойдет для маленьких помещений, а автоматизированная для больших складов, где используется адресная система хранения.
Рассмотрим сложности обеих процедур.
Автоматизированный процесс инвентаризации:
- В случае, если передвижение грузов не фиксировали, могут возникнуть недостачи и ошибки с данными.
Инвентаризация вручную:
- Много работников участвуют в инвентаризации и склад прекращает выполнение функций на некоторое время;
- Более длительный процесс;
- Человеческий фактор значительно влияет на процесс.
Как мы видим инвентаризация вручную обладает большим количеством сложностей, поэтому автоматизированная инвентаризация является оптимальным вариантом.
Частые ошибки инвентаризации
При проведении инвентаризации склада могут возникнуть некоторые недочеты. Рассмотрим основные ошибки и их последствия:
- Приказ о проведении инвентаризации оформлен неверно. Например, нет информации о сроках проведения инвентаризации, о составе комиссии и перечне имущества.
Последствие — нельзя провести инвентаризацию и зафиксировать ее результаты.
- В процессе инвентаризации формально отсутствует один из участников комиссии.
Последствие — результаты нельзя зарегистрировать.
- Только один экземпляр инвентаризационной описи.
Последствие — результаты нельзя зарегистрировать.
- Некорректный процесс инвентаризации, то есть документацию сопоставляют с фактическим наличием товаров.
Последствие — риск не выявленных нарушений.
- Наличие не заверенных участниками комиссии ошибок и исправлений.
Последствие — исправления недействительны.
- Отсутствие расписок материально-ответственных лиц. Обычно, в этих расписках указаны необходимые документы, которые были представлены в бухгалтерию.
Последствие — выявленные инвентаризационные недостачи можно оспорить.
Проведение инвентаризации склада
Инвентаризация товарной продукции должна проводится по порядку размещения товаров в помещении. Не допускаются хаотичные переходы от одного товара к другому во время инвентаризационного процесса.
При складировании товарной продукции в разных помещениях, за которые отвечает одно материально-ответственное лицо, инвентаризация проводится по очереди по местам складирования. В помещение после проверки товаров заходить нельзя. Помещение должно быть закрыто и опломбировано, а комиссия уходит в другое помещение для продолжения работы.
В складском помещении зачастую встречаются проблемы, связанные с недостачей или пересортицей. Чтобы избегать таких проблем, нужно корректно вести учет поступления товарно-материальных запасов на складское помещение. Узнать подробнее об этой теме вы можете в статье “Ведение учета поступления грузов”.
Заключение
В этой статье был рассмотрен процесс инвентаризации на складе, а также его особенности. Инвентаризация очень важна для корректного функционирования складского помещения. Этот процесс энергозатратен, поэтому нужно тщательно изучить особенности инвентаризации, чтобы не допустить ошибок и не проводить проверку товаров снова.
А если Вы находитесь в поиске места хранения, складской комплекс “Владение 5” готов предоставить услуги качественного хранения товарной продукции. Мы позаботимся о сохранности ваших грузов и обеспечим стабильные условия хранения!