Как показывает практика, работники склада с периодической частотой сталкиваются с самыми разными проблемами: пересортица или, наоборот, недостача, срыв сроков поставок, недостаточная оптимизация работы склада и многие другие.
Если отследить цепочку ошибок и несостыковок, можно заметить, что отлаженная работа склада начинается с приемки товара и, разумеется, дальнейшего его учета. И здесь, как правило, возникает масса вопросов относительно алгоритма приемки товаров, документального оформления поставки, проверок качества и т.д. Список можно продолжать бесконечно. В настоящем же материале мы постараемся узнать основные этапы приемки продукции, ее документального сопровождения и контроля.
Документальное оформление и учет поступления товаров
Нормативные документы
Итак, первое, что необходимо знать складскому работнику – это список нормативов, который регулирует взаимоотношения складской компании с поставщиками. Список регламентируется:
- ГК РФ;
- Методическими рекомендациями, которыми можно руководствоваться при учете товаров, хранении продукции и ее документальном оформлении;
- Положением о бухгалтерском учете и отчетности в РФ и иными нормативными актами.
Основной документацией при приемке продукции от поставщика являются: накладная от поставщиков-перевозчиков и ТТН. Благодаря первому документу происходит непосредственная приемка товара, а благодаря второму – контроль движения продукции от поставщиков. Также при поступлении широкого спектра товаров применяется счет-фактура или простой счет. Согласно методическим рекомендациям, этот список документов считается необходимым и достаточным. На практике, чаще всего, используется ТТН, а иная документация используется при отсутствии накладной.
Нюансы в документировании при доставки товара на склад для хранения
Важно понимать, что перечень документов немного отличается в зависимости от того, какую функцию выполняет сам склад. В случае, если складское помещение выступает в роли предпринимательского объекта, который получает прибыль от хранения продукции (согласно статье 907 ГК РФ), то работники склада, в соответствии со статьей 912 ГК РФ, обязаны предоставить один из далее перечисленных документов: двойное складское свидетельство, простое складское свидетельство или складская квитанция. Постановление Росстата обязует также фиксировать документально передачу продукции на хранение в акте о приеме-передаче материальных ценностей.
Заполнение ТТН
Рассмотрим детальнее один из главных документов – товарно-транспортную накладную. По содержанию в ней можно выделить две части: количественную и транспортную. Первая часть необходима для работников, осуществляющих приемку-отпуск товаров, а вторая часть – непосредственно для перевозчиков. В данном случае представители склада играют роль грузополучателей, поэтому основной акцент будет сделан на заполнении раздела «Разгрузка».
Заполняется ТТН в количестве четырех бланков. Один бланк грузополучатель оставляет себе, а оставшиеся три – отдает грузоперевозчику.
Теперь, когда определена количественная составляющая накладных, можно переходить к заполнению.
Представитель компании, принимающей грузы, заполняет сведения об исполнителе, то есть, указывает лицо, которое выполняет разгрузку товара. Разгрузочные работы может выполнять как сам грузополучатель, так и привлеченные организации со стороны. В следующих двух строках регистрируются манипуляции с товаром, произведенные сверх разгрузки – это, как вариант, перепроверка наименований или взвешивание. Помимо этого заполняют названия оборудования и механизмов, участвующих в процессе разгрузки. Далее, грузополучатель фиксирует временные рамки, начиная с времени прибытия товара в складское помещение, заканчивая временем отбытия. Как правило, оно совпадает с моментом окончания разгрузки.
Последнее, что заполняется при приемке товара по накладной – это подпись ответственного лица. Ответственным лицом считается работник, который осуществлял разгрузочные работы. Помимо подписи грузополучателя, на накладной обязана присутствовать и подпись поставщика. Далее документ заверяется круглыми печатями. В иных случаях необходимо предъявлять документ, подтверждающий личность и доверенность на получение материальных ценностей.
Приемка на склад
После знакомства с основными документами, необходимо поговорить о самой процедуре приемки товара. В первую очередь, стоит упомянуть о сроках приема продукции. Как правило, если транспортное средство и склад находятся в одном городе, то разрешается перевозить товар в течение десяти дней. Важно отметить, что этот пункт не распространяется на товары с ограниченным сроком годности. Для междугородних перевозок временной диапазон увеличивается до двадцати суток.
В ходе принятия товара осуществляется как качественная, так и количественная проверки. По статье 513 ГК РФ, необходимо тщательно проверить все данные, которые пришли вместе с товаром. Так как выше говорилось о возможной длительности перевозок, то первый документ, на который стоит обратить внимание – это акт, подтверждающий условия перевозки груза, а также сертификат соответствия качеству доставленной продукции или технический паспорт. Для контроля соответствия также допустимо выборочное вскрытие коробки, с целью визуального осмотра и идентификации товаров.
Количественно соответствие товара проверяется при помощи пересчета, внешнего осмотра тары, в которой поступила продукция и взвешивания. Обязательным требованием является наличие маркировки на каждой таре. При обнаружении недостачи грузополучатель вправе остановить приемку и процедура проверки при получении возобновляется. Если продукция поступила в объеме, соответствующему накладной, то ответственный работник расписывается в бумаге, ставит печать и дату получения товара.
Также, важно подчеркнуть, что правовые взаимоотношения между поставщиком-перевозчиком и товарополучателем регулируются договором о поставке, который включает в себя опись продукции и ее комплектацию. Поскольку законодательство не предоставляет обязательную форму договора для обеих сторон, то компании применяют две директивы Госарбитража СССР. Остальные вопросы могут решаться путем личных договоренностей.
Транспортная часть
Помимо условий приемки по количеству и качеству, в вышеуказанном договоре прописываются сведения о месте, где происходит разгрузка; виде автотранспорта, на котором доставляется продукция; а также габаритные размеры грузов.
В обобщенном виде инструкцию можно представить следующим образом: необходимо осуществить и обеспечить беспрепятственный подъезд ТС к месту разгрузки, далее следует определиться с габаритами ворот, которые бы соответствовали прибывшему автотранспорту, а также следует выделить место под разгрузки и обеспечить транспортировку товара на склад.
Стоит отметить, что складские помещения следует подготовить заранее, а именно: определиться с конфигурацией расположения товара, обеспечить маркированные зоны для хранения, а также учитывать сезонность поступления продукции. Такие нехитрые методы позволяют избежать захламленности склада и свести к минимуму потери времени при приемке товара. Подробнее о логистике и управлении складом.
Сопроводительные бумаги
Итак, были рассмотрены основные моменты документального оформления товара по прибытии на склад. Однако, помимо ТТН и договора между поставщиком и получателем, существует ряд сопроводительных документов, на которые также стоит обращать внимание.
Права на управление ТС
Первое, и, казалось бы, самое банальное, что можно запросить у перевозчика – это права на управление категорией данного транспортного средства. Обычно, компании грузоперевозчиков ответственно относятся к аттестации своих работников, но бдительность не помешает.
Путевой лист
Еще один важный документ, который обязан иметь при себе водитель – это путевой лист. В бланке листа указываются данные о государственном номере транспортного средства; номер товарно-транспортной накладной; наименование компании, представителем которой является перевозчик; а также дата оформления и расход топлива в ходе поездки.
Проверка принятого груза
Критерии проверки
Основные и сопроводительные бумаги проверены, теперь настало время проверки по качеству. Косвенно, речь уже заходила о качественной проверке, когда рассматривался вопрос о контроле на соответствие документов по качеству и количеству. Как правило, проверка документации и самого товара проводятся в совокупности. Как говорилось выше, работник склада осматривает выборку продукции, при этом обращая внимание на соответствие комплектации накладной, на внешний вид товара, а иногда и на запах, если имеет дело со скоропортящейся продукцией.
Акты о несоответствии
В случае, если товарополучатель неудовлетворен качеством или количеством принимаемой продукции, то, в соответствии с действующим законодательством, представитель может составить акт о несоответствии в течение пяти дней. Далее, предусматривается период продолжительностью четыре месяца на выявление недостатков, которые не были идентифицированы при первичном осмотре. Эта процедура должна быть прописана в пункте договора между поставщиком и принимающей стороной. Также указываются временные рамки на проведение указанных проверок.
Материальная ответственность
По ходу статьи было очень много сказано о ходе проверок как документации, так и самого товара. Теперь коснемся темы материальной ответственности лиц, работающих на складе.
Материально-ответственным лицом считается работник, который осуществляет приемку товара на складе, либо лицо, получившее доверенность на проведение приемки. С юридической точки зрения, такой работник несет полную материальную ответственность за продукцию, находящуюся на складе. Сотрудник возмещает, в случае хищения или порчи имущества, убытки работодателю в полном размере, либо в размере ежемесячной заработной платы (статья 241 ТК РФ).
Важно понимать, что в трудовом договоре с таким сотрудником должен быть прописан пункт о несении им материальной ответственности. Это положение прописывается либо непосредственно в самом договоре, либо в дополнительном соглашении.
Такие меры обезопасят вас и вашу компанию от убытков и неприятных последствий в виде испорченной репутации в сфере бизнеса.
Подведем итоги
Рассмотрев общие решения задач учета поступления товаров на склад, хотим подчеркнуть, что на первых порах необходимо доверять документационное оформление профессионалам и обращаться к надежным партнерам. Команда “Апаринки. Владение 5” гарантирует чистоту сделки при заключении договоров, а также безопасность и сохранность целостности и качества вашей продукции.