Итак, вы решили, что вашей компании нужен офис. Теперь вам предстоит найти тот самый, в котором и клиенты, и сотрудники будут чувствовать себя комфортно. Многие руководители не знают с чего начать при выборе офиса и в первую очередь ищут самое выгодное предложение с точки зрения стоимости. Мы предлагаем обратить внимание на четыре небольших, но важных пункта, которые помогут вам выбрать подходящий офис и не пожалеть о своем решении.
Критерии выбора офиса
1. Площадь
При выборе офисного помещения в первую очередь обратите внимание на его площадь. Чтобы рассчитать оптимальный размер офиса, отталкивайтесь от количества сотрудников, специфики деятельности вашей компании и предполагаемого наплыва клиентов. Также перед выбором помещения определитесь, каким вы видите свой офис: классическим с обособленными кабинетами или современным open-space пространством.
В любом случае окружающая обстановка должна быть комфортной для сотрудников, чтобы их труд был результативным. По нормам СанПиН на каждого работника должно приходиться не менее 4,5 м² площади в помещении. Этот показатель поможет рассчитать минимум, но не определит оптимальный размер вашего офиса. Помните, что в офисе стоят не только рабочие столы сотрудников, но и есть зоны для хранения, отдыха, ожидания, переговорные и т.д. Учитывайте такие моменты при планировании офисного помещения, ведь они сильно влияют на площадь арендуемого объекта.
Маленький офис подойдет для компаний с небольшим штатом сотрудников или для компаний, в которых персонал работает удаленно. Как правило, площадь офисных помещений такого типа не больше 50 м², а аренда стоит недорого и может заключаться на срок от одного месяца. Офис среднего размера обычно составляет до 500 м² и может вмещать в себя около 50 сотрудников. В этом помещении уже свободно размещаются переговорные комнаты, кухни и зоны отдыха. Офис площадью от 500 м² считается большим и рассчитан на десятки и сотни сотрудников. Обычно такие офисы снимают крупные фирмы и филиалы иностранных компаний.
Отдельного внимания заслуживает офис типа open-space. Это распространенный тип планировки, при котором пространство офиса не делится на стандартные кабинеты, а владелец помещения может обустроить его по своему усмотрению. Очень часто open-space можно встретить в молодых и динамично развивающихся компаниях, которые ориентированы на командную работу и творческие проекты. Это не удивительно, ведь такая планировка способствует налаживанию сотрудничества между коллегами и совместному труду. Open-space можно организовать как в небольших офисных помещениях, так и в крупных офисах на несколько десятков человек.
2. Офис для сотрудников или клиентов?
Еще один важный вопрос на который предстоит ответить перед тем как выбрать офис — часто ли вас посещают клиенты? Если вы плотно работаете с клиентами, а они нередко приходят к вам на встречи, то вы должны позаботиться о комфорте гостей. Создайте уютную атмосферу и покажите как они важны для вас.
Если офис находится в большом бизнес-центре с множеством других фирм, сделайте удобную навигацию к вашему ресепшену. Так посетители не заблудятся и поблагодарят вас за сэкономленное время. Обязательно оборудуйте удобную зону ожидания и место, где можно оставить верхнюю одежду. Разработайте схему передвижения клиентов по офису так, чтобы они не мешали работе сотрудников и при этом могли почувствовать себя частью вашей корпоративной культуры. Для этих целей можно даже разработать зону, в которой посетители могут поближе ознакомиться с вашей деятельностью и проникнуться вашей философией. Это скрасит их ожидание и приблизит к вашей культуре. Если вы не хотите погружать посторонних в свою работу, то расположите переговорные комнаты и клиентские отделы ближе ко входу.
Другой вариант — офис для сотрудников, где почти не принимают клиентов. В этом случае оборудуйте пространство так, чтобы ваш персонал хотел возвращаться на работу. По статистике, сотрудники в первую очередь обращают внимание на очень простые вещи: комфортную освещенность, свежий воздух в помещении и возможность устроить рабочее место по своему усмотрению. Поэтому при выборе офиса обратите внимание на количество дневного света в помещении и состояние систем вентиляции и кондиционирования. Позаботьтесь о физическом благополучии своих работников: создайте эргономичные удобные рабочие места и предусмотрите наличие кухни, где в перерыве подчиненные смогут принять пищу. Не помешают зоны досуга и отдыха. К сожалению, не все компании могут такие себе позволить, но если вы располагаете достаточным бюджетом и лишними квадратными метрами, то смело радуйте своих подчиненных.
3. Территориальная расположенность
При выборе офиса стоит обратить внимание на его месторасположение. Если вы активно работаете с клиентами или хотите подчеркнуть свой статус, ищите офис ближе к центру города. Для мини-офисов небольших компаний подойдет место на окраине города близ спальных районов, где также получится сэкономить на аренде.
Обязательно изучите ближайшую к офису инфраструктуру: наличие парковки, остановок общественного транспорта, станций метро. Важно, чтобы в офис можно было добраться на разных видах транспорта и не попасть во все возможные пробки. Хорошо, если рядом будут разнообразные заведения общественного питания, где можно пообедать или провести деловую встречу. Там же можно собраться с коллегами после работы, чтобы пообщаться на личные темы. Например, до офисных помещений в комплексе Апаринки. можно легко добраться на автомобиле или общественном транспорте. При этом есть бесплатная парковка и развитая инфраструктура вокруг.
Выбирая офисное помещение в бизнес-центре можно столкнуться с тем, что придется работать бок о бок с прямыми конкурентами. Чтобы этого избежать, внимательно изучите наличие рядом похожих организаций. С осторожностью отнеситесь к таким вещам, чтобы не потерять своих клиентов и ценных сотрудников.
4. А может вам нужен coworking?
Вы ознакомились со всеми вышеизложенными пунктами и решили, что офис — это все-таки не ваша история? Попробуйте организовать coworking — свободное пространство для работы. Это место где есть все необходимое для работы: оборудованные рабочие места, бесплатный Интернет, бизнес-ланчи и т.д. При этом работать именно в коворкинге каждый день нет никакой необходимости. Поэтому этот офисный формат подходит для людей, которые не могут мириться с жестким регламентом и четким распорядком дня. Сотрудники могут часть работы выполнять в коворкинге, а часть работы из дома или вообще работать удаленно, лишь иногда появляясь в офисе.
Коворкинг легко применить в начинающих компаниях с нечеткой структурой, где на первом этапе многие делают работу совместно. Или же в тех компаниях, где определяющее значение имеет творческий процесс и совместная проектная работа. Если в вашем коллективе много фрилансеров и тех, кто работает удаленно, то коворкинг будет прекрасным решением. Таким образом, вы не будете тратить большое количество денег на дорогой офис, а лишь создадите небольшое пространство для комфортного труда.
О том, как правильно составить договор аренды офиса, читайте в нашей статье.