Маршрутный лист — это документ, который значительно упрощает процесс работы склада, помогает лучше ее организовать и упорядочить. В нем содержится основная информация о расходах, которые сотрудник понес во время выполнения поручения от начальства. Данные, внесенные в маршрутный лист, являются основанием для бухгалтерских выплат в качестве компенсации расходов.
Оформление маршрутного листа не является обязательным для фирмы. Многие компании сами решают, нужен он им или нет. Маршрутные листы также редко попадают под строгий учет и хранятся обычно до конца квартала, однако по желанию руководителя фирмы могут быть сохранены на срок до 5-ти лет.
Если вам предстоит впервые заполнять маршрутный лист и вы не знаете, как это делать и с чего начать, наша статья поможет с этим разобраться.
Для чего нужен маршрутный лист
С маршрутными листами постоянно работают сотрудники курьерских служб, агентств по перевозке и прочие работники, связанные с перемещениями из одной точки в другую. На всей протяженности маршрута необходимо отмечать каждую точку и фиксировать свое перемещение. Именно для этого и используются такие документы.
Но маршрутные листы нужны не только в случае с курьерами или перевозчиками.
Они используются также в случае отправки работника в командировку для выполнения своих непосредственных обязанностей. Особенно актуально это для сотрудников логистических, юридических или страховых компаний, а также для торговых представителей и менеджеров по продажам с выездной работой.
Итак, для чего необходимы маршрутные листы?
- Подтверждение и возмещение расходов, которые сотрудник понес во время работы;
- Контроль времени, за которое работник выполняет разъездную задачу;
- Чтобы знать, когда сотрудник прибывает в пункты назначения;
- Чтобы контролировать время разгрузки и приемки товара;
- Анализ проведенных маршрутов для их оптимизации и нахождения самых удобных и коротких путей;
- Для снижения количества расходов компании за счет оптимизации путей.
Образец маршрутного листа
Первым делом руководство компании прописывает форму оформления листа и с какой периодичностью он будет оформляться. Вариантов не так много: он может быть ежемесячным, еженедельным или ежедневным.
Затем сотруднику необходимо предоставить чеки, которые смогут подтвердить понесенные им расходы. Это могут быть чеки с заправок и автостоянок, отчеты работника о тратах, приказы, которые будут доказывать факт того, что поездка была именно служебной.
После этого все документы и расходы будут проверены бухгалтерскими работниками. Если с ними все будет в порядке, их передадут для подписи заведующему организацией, а потом отправят для компенсации суммы, потраченной работником.
Установленного образца маршрутного листа нет, поскольку он является внутренним документом организации и разрабатывается каждой компанией самостоятельно.
Однако есть два главных правила, которые должны непременно соблюдаться при оформлении любого вида маршрутных листов:
- Документ оформляют в количестве двух экземпляров. Первый остается у работника, второй передают бухгалтерам;
- Маршрутный лист должен содержать все детали маршрута, расположенные в порядке времени совершения. Сюда также прикрепляют подтверждающие поездку документы.
Теперь можно переходить к составлению собственного бланка маршрутного лста.
- Сверху по центру располагают название и номер маршрутного листа;
- Ниже указывают место, а также дату заполнения;
- Следом указывается фамилия, имя и отчество заполняющего сотрудника, а также его должность, модель автомобиля, на котором выполняется задание и сама цель совершенной поездки;
- Затем нужно заполнить таблицу, в которой расписаны даты, места, отметки о времени приезда в эти места, а также чеки, подтверждающие затраты;
- В самом низу бланка обычно оставляют места для подписей водителя, сдавшего лист, и бухгалтера, который этот лист принял.
Особенности оформления маршрутного листа
Главная особенность оформления такого типа документов — то, что в них указывается всё со строжайшей точностью до минуты. Это нужно для того, чтобы при проверках не было вопросов о передвижении сотрудника.
Именно по этой причине нельзя допускать пропуска деталей поездки или отсутствия подтверждающих поездку документов.
Заключение
Нет никаких жестких требований к наличию или оформлению маршрутных листов. Руководитель каждой организации сам решает, необходим этот документ или же можно обойтись без него. Однако если руководитель все же решит, что без маршрутных листов организации не обойтись — это существенно упростит работу фирмы и повысит ее эффективность.
О том, как определять эффективность склада разными способами, вы узнаете в статье “Как правильно и быстро определить эффективность работы складского комплекса?”.