Сегодня в области коммуникаций между складами, поставщиками и дистрибьюторами растет спрос на использование технологии EDI, которая позволяет сэкономить время, снизить затраты, повысить безопасность и отслеживаемость.
Благодаря стандартизированной и автоматической связи, склады могут обмениваться множеством коммерческих документов, предоставляя большой объем информации остальным участникам цепочки поставок.
Например, отчеты о продажах, отчеты о запасах, извещения о доставке, инструкции по отгрузке и т. д. Использование этих сообщений автоматизирует коммуникационный поток в цепочке поставок и снижает количество ошибок.
В этой статье поговорим об EDI: что это, как работает система, и как она поможет складам в оптимизации работы.
Как устроен электронный обмен данными
EDI — это обмен документами в стандартном электронном формате между двумя, и более, деловыми партнерами, с компьютера на компьютер.
Электронный обмен данными заменяет традиционные средства связи, такие как почта, факсы и электронная почта, тем самым улучшая и оптимизируя поток информации между компаниями с точки зрения времени, стоимости и качества.
С помощью EDI все деловые документы, такие как формы заказов, заказы на поставку, мандаты, счета-фактуры, платежные документы, уведомления о доставке, таможенные документы и инвентарный анализ, могут быть оцифрованы. Это позволяет обмениваться данными между компьютерами с минимальным вмешательством человека, или же вовсе без него.
Этот метод помогает ускорить бизнес-процессы, работу на складе, поскольку все данные и записи сразу интегрируются в систему. Меньше источников ошибок и нет необходимости многократно проверять документы.
Компании могут обмениваться компьютеризированными документами с другими предприятиями по всему миру, если они поддерживают одни и те же стандарты EDI. Это так же просто, как обмен информацией внутри организации.
Преимущества EDI для работы склада
Почему стоит задуматься о внедрении EDI? Приведем пример. Традиционно при оформлении заказа покупатель проходит процедуру, очень похожую на описанную ниже:
- Проверяет данные из системы инвентаризации или планирования;
- Вводит данные на экран системы закупок для создания заказа;
- Ожидает печати заказа в специальном формате;
- Получает заказ и вводит его в форму заказа;
- Регулярно звонит, чтобы проверить, как продвигается его заказ
Теперь посмотрим как происходит оформление заказа с помощью EDI:
- Покупатель проверяет данные и создает заказ;
- Программа EDI создает электронную версию заказа;
- Электронный заказ автоматически передается в течение нескольких минут;
- Система заказов провайдера получает заказ на покупку и обновляет свою систему сразу после его получения.
То, что раньше занимало до 5 дней при оформлении бумажных документов, теперь можно выполнить за считанные минуты. Данные более точные, что уменьшает дальнейшие проблемы и сокращает время между заказом и оплатой. Таким образом технология EDI, помимо упрощения работы, дарит положительный опыт клиентам компании.
Рассмотрим и другие преимущества технологии:
Экономия ресурсов
- Сокращение сроков доставки, поскольку отпадает необходимость в регулярном процессе обработки;
- Передача данных происходит быстрее и проще — все процессы являются цифровыми и безопасными;
- Сокращение операционного бюджета (например, получение большего количества бумаг, печать документов, наём курьера), поскольку вам не нужно распечатывать электронные счета-фактуры;
- Быстрое реагирование, потому что все процессы синхронизированы с системой вашего партнера;
Избежание ошибок и оптимизация процессов
- Автоматизация всех процессов с помощью системы «от закупки до оплаты». Этот метод помогает устранить любые ошибки при оплате;
- Получение исчерпывающего обзора бизнес-процессов через дашборд. Эти результаты помогают оптимизировать процессы компании и цепочку поставок;
- Ускорение транзакций;
- Установка индивидуальных бизнес-правил и функций сигнализации для каждого торгового партнера.
Поиск специалистов EDI
При выборе специалиста EDI, вы должны обратить внимание на множество факторов, чтобы убедиться, что сотрудничество проходит с компанией, которая обладает необходимой гибкостью и инструментами для успеха вашего бизнеса.
- Поддержка любого стандарта или формата
Очень важно, чтобы ваш поставщик EDI мог поддерживать любые форматы, которые вам нужны (или могут понадобиться). Это предполагает соблюдение стандартов ANSI X12, EDIFACT и Tradacoms, а также поддержку других форматов, отличных от EDI, включая файлы XML, CSV и JSON. Возможность преобразовывать и согласовывать любые данные, независимо от формата, является одной из ключевых особенностей модернизированной платформы EDI.
- Прозрачность
Возможность наблюдения за выполнением процессов EDI и знание того, когда действовать при ошибках и неудачных передачах, чрезвычайно важны. Поставщики услуг EDI должны предоставлять информационные панели для бизнес-пользователей и технических пользователей. Это нужно, чтобы получать полную информацию о клиентах и принимать более обоснованные бизнес-решения.
- Ускоренное подключение торгового партнера
Самое первое взаимодействие между партнерами или клиентом должно пройти хорошо. Это задаст тон деловым отношениям. Таким образом, наличие правильной технологии ускорит процесс подключения торгового партнера EDI, поскольку она ускоряет процессы конфигурации и передачи данных, а также автоматизирует рабочие процессы создания карт для более быстрого взаимодействия.
- Минимальные штрафы
Невыполнение соглашений об уровне обслуживания клиентов и рост нарушений нормативных требований EDI могут привести к дорогостоящим возвратным платежам и другим финансовым штрафам. Возможно, система регулярно выдает ошибки ASN или не может отправить подтверждающие документы.
Такие ошибки часто требуют ручного вмешательства и еще больше тормозят процесс. Хороший поставщик услуг EDI должен устранять эти ошибки и предупреждать о недочетах и событиях, затрудняющих работу.
Заключение
В этой статье мы познакомились с системой электронного обмена данных, узнали как она работает, и какого специалиста в области EDI лучше привлечь.
EDI – удобная технология, которая может стать незаменима во многих коммерческих секторах, в том числе при работе на складе. А кроме EDI, оптимизировать работу склада поможет система RFID — механизм определения объектов с помощью радиоволновых частот. Подробнее об этом, Вы можете узнать в статье “Система RFID”. Надеемся, что информация, представленная в статье полезна. Хоть и компания “Владение 5” не поможет с внедрением в вашу работу системы EDI, однако она предоставляет услуги аренды складских помещений. Склады в Апаринках подойдут под любые решения: производственное хранение, хранение продуктов питания и многое другое. Предлагаем ознакомиться с услугами Апаринки “Владение 5”.