Проблемы оптимизации складских операций
Потребность в совершенствовании операций и технологий на складе возникает, когда товары задерживаются, места не хватает, а техника перестает слаженно работать. Оптимизация рутины необходима для снижения денежных и временных затрат. Результат зависит от того, как настроена внутренняя и внешняя логистика компании. Если цепочки не нарушены, а зоны действия в полном порядке, то повышение эффективности работ не заставит себя ждать.
Что необходимо знать об оптимизации складских операций
Во-первых, следует выделить основные поля работ:
- система организации склада (комплексы для разгрузки и погрузки, места хранения, транспортировочная техника и т.д).
- информационная деятельность (оперативность обработки информации и принятия решений, число производимых операций и т.д)
- система логистики и отчетности (связь между действиями погрузчиков и менеджеров склада, отслеживание поставок).
Фокус этой статьи в большей степени направлен на второй и третий пункты. Об эффективном обустройстве склада мы писали ранее в статье “Как правильно оборудовать склад”. Там приведены способы совершенствования складской инфраструктуры.
Информационная и контролирующая деятельность требует продолжительной работы. На скорость этого процесса влияет необходимость обучения сотрудников. Да, можно закупить, например, рации для быстрой коммуникации и сократить время связи. Если кадры в вашей компании консервативны, то они не сразу привыкнут к новому строю. Даже при условии, что это облегчит им работу.
Также стоит соизмерять нововведения и общую логику работы склада. Например, у вас малые площади. Нет смысла переплачивать за дорогостоящую систему связи, если с этим справится обычная рация.
За фундаментальными изменениями последуют издержки времени и денежных затрат. Оптимизацией склада можно заняться самим или доверить дело обученным людям. Кстати, не спешите бросаться в крайности. Повышение эффективности — не всегда про сокращение или излишний наём очередного управленца.
Основные алгоритмы оптимизации складских операций
Логистический алгоритм
Этап 1. Логистическая экспертиза.
Этап 2. Разработка проекта технологической работы склада.
Этап 3. Подготовка склада (здания и сотрудников) и внедрение изменений.
На первом шаге происходит оценка текущих действий, типичные ошибки. Эксперт распределяет, какие проблемы необходимо решить в первую очередь, а какие можно отложить или делегировать. Логистика отвечает не только за первичные процессы: отгрузка и приемка товаров, перемещение на складе, комплектация состава и коммуникация с подрядчиками и заказчиками. К ней относят и связь между складом и управляющим департаментом: управление ТМЗ, заказ товаров, организация поставок и доставки.
Второй шаг — это разрешение технологических проблем. Здесь оценивается инфраструктура и определяется будущее зонирование, правила размещения и передвижения. Подробнее о технологической оптимизации склада вы можете прочитать в нашей статье: 10 действенных советов, которые помогут оптимизировать склад
Третий шаг, своего рода, генеральная уборка. Помещение проходит уборку и переоборудование. Штат учит новый распорядок. Изменения находятся в исполнении. Остается поддерживать порядок.
Управленческий алгоритм
Он также работает на всех полях склада. Его можно охарактеризовать как алгоритм стимулов для сотрудников.
Этап 1. Назначение управляющего. Кандидат на эту должность имеет опыт работы в логистике, знает “от” и “до” процессы склада и методы автоматизации. Не обязательно штудировать сайты вакансий. Вдруг среди вашего персонала уже есть такой человек.
Этап 2. Разработайте новый регламент и обязательную переквалификацию. Новый регламент вносит новый распорядок, меняет условия, которые тормозят работу. Периодическая переквалификация — это залог того, что у вас работают грамотные сотрудники. Она также исключает ошибки и беспорядок, возникающие по незнанию и неуверенности персонала в своих действиях.
Этап 3. Новый устав нацелен на улучшение. Персонал четко знает свою работу, но готов к неожиданным случаям. Делегирование — это не лень руководителя, а забота о компании.
Этап 4. Разработка материальных стимулов. Сюда относится сдельно-премиальная оплата труда, надбавки по показателям эффективности. Следите за изменениями на рынке труда.
Этот алгоритм не приведет к глобальным изменениям. Он нацелен на повышение персональной эффективности. От работы каждой детали зависит слаженность всего механизма.
Алгоритм сохраненного бюджета
В результате этих шагов вы должны прийти к тому, что работа склада будет оптимизированной и сохранит материальное состояние.
Принцип 1. Следите за себестоимостью операций.
Рассчитывается отношение расходов на обработку грузооборота к периоду времени. Чем ниже этот показатель, тем быстрее оптимизируются процессы.
Принцип 2. Планируйте бюджет заранее.
Исключите неприбыльные операции. Распределите средства с учетом премиальной системы, это будет стимулом для персонала.
Принцип 3. Каждый работник — материально ответственное лицо.
Такой договор страхует от возможной кражи товаров, ущерба и присутствия посторонних на складе.
Принцип 4. Обязательная инвентаризация.
В результате этой процедуры могут обнаружиться несоответствия между документацией и данными по факту, будет повышен уровень управления ТМЗ. В предыдущем пункте упоминалось, что работники должны быть материально ответственными лицами. Инвентаризацию могут проводить они или независимые экспертные агентства..
Выбор алгоритма оптимизации от специфики склада
Описанные выше способы оптимизации подходят для любого склада. Чтобы сузить выбор, отталкивайтесь от вашей специфики. Все склады можно разделить на следующие виды.
По назначению:
- коммерческие;
- производственные;
- оптовые;
- заготовительные.
На таких складах производится закупка и отправка товаров предприятиям и частным заказчикам.
По функциональности:
- хранение;
- обработка (упаковка, маркировка, фасовка и проч.);
- сортировка.
Такие склады — спутники производственных предприятий. Чтобы не захламлять основные цеха, мелкая работа выполняется здесь.
По типу продукции:
- продовольственные;
- непродовольственные;
- особого назначения.
Эта характеристика требует специальных условий хранения, транспортировки и функциональных особенностей.
По степени контроля:
- склады временного хранения;
- таможенные лицензионные склады.
Специфика таких помещений в том, что грузы находятся под постоянной охраной. Их пропажа или ущерб практически исключены.
Итак, вы определили тип склада. Приведем примерные выборы алгоритмов.
Логистический алгоритм подойдет для склада, который хранит определенный тип продукции. Такой способ позволит разработать маршрут под особенности стеллажей, выбрать способ транспортировки, обеспечивающий сохранность груза, и подобрать условия хранения и перевозки, если срок годности товара на складе подлежит строгим рамкам. Кстати, такой способ учитывает не только внутреннюю логистику. Ведь товар как-то доставляется на склад, а после отправляется к следующим. Логистический алгоритм нацелен на разработку оптимизированных маршрутов, обеспечивающих сохранность груза и доставку в максимально короткое время.
Для складов с повышенной степенью контроля подойдет управленческий алгоритм и алгоритм сохраненного бюджета. Одна из задач управленческого — повысить эффективность коммуникации. Внедрение новых технологий (раций, беспроводных коммуникаций, видеокамер и датчиков и т.д.) и интенсивное использование кадровой квалификации обеспечит скорость связи контролирующих структур. Алгоритм сохраненного бюджета закрепляет за сотрудниками материальную ответственность. Вкупе с методами управленческого, этот способ выполняет главную задачу склада — повысить эффективность охраны.
Управленческий алгоритм подразумевает операции стимулирования сотрудников. Поэтому его эффективность будет заметна на складах “по назначению” и “по функциональности”. Разберем, почему.
Первая причина: оба вида складов включают непосредственную работу с грузом. Его расфасовывают, обрабатывают, упаковывают, отправляют. Со стороны эти действия кажутся монотонными, но иногда их выполнение не может быть автоматизировано. Например, если на складе хранится и находится в обороте хрупкий товар или товар особого назначения. Машинная упаковка может повредить оболочку или обертку, поэтому эту операцию должны выполнять люди. Эффективность на таких позициях требует дополнительной мотивации.
Вторая причина использовать управленческий алгоритм — координирование деятельности. Это не значит, что на складах сортировки или упаковки должны работать стахановцы. Управленческий алгоритм создает условия интенсивного производства. Новый управленец — это необязательно еще один сотрудник. Им может стать, например, лучший сотрудник месяца или человек, у которого высокие показатели эффективности. Если он смог добиться успеха на своей позиции, то возможно, он имеет представление о том, как повысить показатели успеваемости своего цеха.
Тонкости алгоритмов оптимизации
Все удачные алгоритмы удачны одинаково, все неэффективные алгоритмы неэффективны по-своему. О положительных качествах алгоритмов оптимизации мы рассказали. Теперь стоит уделить внимание их тонкостям.
Начнем с логистического алгоритма. В него вовлечена технологическая документация. Во время приемки товара ведется одновременный учет в реестре и контроль за количеством и качеством груза. Также нужны сотрудники, которые отвечают за соблюдение транспортного регламента: фиксируют время поставки и отправки, сохранность груза и состояние средства передвижения. Такое наблюдение позволит в последующем разделить подрядчиков по качеству обслуживания и отказаться от тех, кто тормозит оборот или не соблюдает требования вашей организации.
Управленческий алгоритм направлен на повышение интенсивности персонала. Для этого необходимо уделить внимание базовым знаниям складской работы, управления автоматизационными процессами. Нюанс этого алгоритма — разработка новых правил. Необходимо следить за равномерным разделением и функционированием трудовых и материальных ресурсов. Оно находится под контролем должностных инструкций и технологических схем. Не забывайте о первоначальной пожарной и электробезопасности, а также об охране труда.
Алгоритм сохраненного бюджета — это ветка под ведомством финансовой службы вашего склада. Для его обеспечения требуются аналитики (или финансисты) и бухгалтеры. Первые проанализируют текущую ситуацию и выберут перспективную стратегию. Вторые будут поддерживать этот уклад и следить за бюджетом. Вроде бы Америку мы не открыли, но напомнить об обязанностях этих людей стоит. Не бойтесь автоматизации бюджетного учета. ПО разработаны для того, чтобы перевести рутину в он-лайн и (возможно, прозвучит не совсем гуманно) сократить лишний штат. Расчетная деятельность — это явно не та сфера, в которой должен преобладать экстенсивный рост.
Заключение
Итак, в статье мы разобрали, какие проблемы возникают при оптимизации складских операций. Сюда входят нарушения не только визуального порядка, но и документационного или управленческого. Каждому виду оптимизации соответствует алгоритм повышения эффективности: логистический, управленческий и алгоритм сохраненного бюджета. Их можно использовать по отдельности или в комплексе. Не стоит забывать о тонкостях применения каждого.